コラム

ペーパーレス会議とは?

2023.03.19

ペーパーレス化とは、紙で印刷していた書類などを、デジタル化してデータとして活用することを指します。

 

業務効率化やコスト削減の観点から、ペーパーレス化に取り組む企業が増えています。

 

パソコンやタブレットで業務をしている場合であっても、会議のために紙の資料や議事録などを用意し配布するという手間やコストをかけていることがあります。

 

ですが、会議のコストや無駄を減らし、業務を効率化するためには、ペーパーレス会議をして、会議のペーパーレス化を進める必要があります。

 

ここでは、Web会議システムを活用したペーパーレス会議についてご紹介します。

ペーパーレス会議とは?

ペーパーレス会議とは、紙を使わずに会議をすることです。

 

ペーパーレス会議で、紙に代わって、エクセルやパワーポイントで作成した資料や、既存資料をスキャンして電子データ化したデジタル資料が使われます。

 

これらの資料を、パソコンやタブレットなどのデバイスで共有したり、会議室のスクリーンへプロジェクターを使って投影し、会議の参加者が閲覧できるようにします。

 

会議のペーパーレス化をすることで、会議の準備の手間やコスト削減、データの共有や編集のしやすさなど、いろいろな面で、効率化が期待できます。

 

他にも、デジタル資料は、インターネットを通して参加者に送信し、共有できるため、参加者が、会議室に集まって、資料を受け取る必要がなくなります。

 

また、パソコンなどを使って、オンラインミーティングをすれば、どこでも会議に参加できます。

 

紙資料を使うと、置き忘れや廃棄処理が適切にされてないなど、情報漏洩のおそれがあります。

 

ですが、デジタル資料を使えば、特定の従業員だけ閲覧できるように制限したり、保存期間を設定して自動的に破棄するなど、システムを設定することによって、情報漏洩を防いで、セキュリティを上げることができます。

ペーパーレス会議のメリットとは?

ペーパーレス会議を実現すると、どんなメリットがあるのでしょうか。

 

以下で見てみましょう。

会議にかかる手間を削減できる

会議で紙資料を使うと、資料の印刷や配布をしなければいけないため、時間と手間がかかります。

 

この事務作業は、意外と時間を費やします。

 

そのため、ペーパーレス会議をすると、このような非効率的作業をなくして、その分他の業務ができるため、業務の生産性の向上につながります。

コストを削減できる

ペーパーレス会議をすると、紙代・インク代・コピー機のレンタル代などのコストを削減できます。

 

また、紙資料の数が多いと、保管場所が必要になることもあります。

 

ペーパーレス会議を実現できると、このようなコストを削減できます。

 

削減されるコストは、◯円と具体的に数値化できるため、どれだけコスト削減できたのかを容易に把握できます。

情報漏洩リスクを減らすことができる

ペーパーレス会議は、セキュリティの強化というメリットがあります。

 

紙資料を使った会議では、参加者が配布された資料を管理するため、置き忘れや盗難、紛失といった情報漏洩リスクにさらされます。

 

ですが、データ化された資料は、システム上でセキュリティを確保できます。

 

また、パスワードを使うと閲覧権限ができ、外部からのアクセスを制限できます。

 

そのため、データ化された資料は、紙資料と比べて、情報漏えいのリスクを減らすことができます。

オンライン会議に対応しやすい

資料をデータ化すると、遠隔地にいる従業員も、簡単に資料が共有できます。

 

遠隔地にいる従業員ともオンライン会議がしやすくなり、会議室に行く必要がなくなるため、移動時間や交通費を削減できます。

 

関係者全員が会議室にいなければいけないとなると、会議が開きづらいです。

 

ですが、オンライン会議を利用すると、関係者が時間を合わせるだけで会議をすることができます。

ペーパーレス会議のデメリットとは?

以上のようなメリットがあるものの、従来の会議より、不便さを感じることもあります。

 

次に、ペーパーレス会議のデメリットについて、見てみましょう。

資料が見にくい

パソコンやタブレットなどで資料を閲覧することになるため、ディスプレイのサイズで資料を閲覧するしかありません。

 

スクロールが必要な場合では資料全体を見ることができず、複数の資料を並べて比較することも難しいです。

メモをしたくても、メモがしづらい

紙の資料には、すぐにメモ書ができましたが、ペーパーレス会議では難しくなります。

 

別紙にメモをすることもできますが、デジタル資料との対応部分を後から探すことは大きな手間になります。

 

ですが、専用のペンを使った手書きに対応しているデバイスも存在しているので、専用のペンを使ってみるのもいいかもしれません。

ITに不慣れな人にとっては、慣れるまでに時間がかかる

ペーパーレス化をするためには、ソフトウェアなどを導入する必要があります。

 

新しいツールの使い方を覚えたり、デバイスを操作するには、最低限のITリテラシーが必要とされます。

 

そのため、ITに不慣れな人にとっては、ペーパーレス化に抵抗を感じてしまうケースがあります。

 

社内でペーパーレス化を浸透させるためには、操作が簡単で便利に使えるツールを導入するだけではなく、従業員の意識やITリテラシーの向上に努める必要があります。

まとめ

全ての紙の資料をペーパーレス化してしまうと、運用に手間取ってしまうことがあります。

 

初めのうちは、段階的に導入して、利用していくうちに、少しずつ運用改善をしていくといいでしょう。

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