ペーパーレス化とは、紙で印刷していた書類などを、デジタル化してデータとして活用することを指します。

業務効率化やコスト削減の観点から、ペーパーレス化に取り組む企業が増えています。

パソコンやタブレットで業務をしている場合であっても、会議のために紙の資料や議事録などを用意し配布するという手間やコストをかけていることがあります。

ですが、会議のコストや無駄を減らし、業務を効率化するためには、ペーパーレス会議をして、会議のペーパーレス化を進める必要があります。

ここでは、Web会議システムを活用したペーパーレス会議についてご紹介します。

ペーパーレス会議とは、紙を使わずに会議をすることです。

ペーパーレス会議で、紙に代わって、エクセルやパワーポイントで作成した資料や、既存資料をスキャンして電子データ化したデジタル資料が使われます。

これらの資料を、パソコンやタブレットなどのデバイスで共有したり、会議室のスクリーンへプロジェクターを使って投影し、会議の参加者が閲覧できるようにします。

会議のペーパーレス化をすることで、会議の準備の手間やコスト削減、データの共有や編集のしやすさなど、いろいろな面で、効率化が期待できます。

他にも、デジタル資料は、インターネットを通して参加者に送信し、共有できるため、参加者が、会議室に集まって、資料を受け取る必要がなくなります。

また、パソコンなどを使って、オンラインミーティングを開けば、社内外のどこにいても会議に参加できます。

紙資料を使うと、置き忘れや廃棄処理が適切にされてないなど、物理的な理由での情報漏洩のおそれがあります。

ですが、デジタル資料であれば、特定の従業員だけ閲覧できるように制限を設定したり、保存期間を設定して自動的に破棄したりするなど、システムを設定することによって、情報漏洩を防ぎ、セキュリティを向上することができます。

以上のようなメリットがあるものの、従来の会議より、不便さを感じることもあるでしょう。

次に、ペーパーレス会議のデメリットについて、見てみましょう。

パソコンやタブレットなどで資料を閲覧することになるため、ディスプレイの大きさでしか資料を閲覧できません。

スクロールが必要な場合では資料全体を見ることができず、複数の資料を並べて比較することも難しいです。

紙の資料には、すぐにメモ書きができましたが、ペーパーレス会議では難しくなります。

別紙にメモ書きをすることもできますが、デジタル資料との対応部分を後から探すことは大きな手間になります。

ですが、専用のペンを使った手書きに対応しているデバイスも存在しているので、専用のペンを使ってみるのもいいかもしれません。

ペーパーレス化をするためには、ソフトウェアなどを導入する必要があります。

新しいツールの使い方を覚えたり、デバイスを操作するには、最低限のITリテラシーが必要とされます。

そのため、ITに不慣れな人にとっては、ペーパーレス化に抵抗を感じてしまうケースがあります。

社内でペーパーレス化を浸透させるためには、操作が簡単で便利に使えるツールを導入するだけではなく、従業員の意識やITリテラシーの向上に努める必要があります。

全ての紙の資料をペーパーレス化してしまうと、運用に手間取ってしまうことがあります。

初めのうちは、段階的に導入して、利用していくうちに、少しずつ運用改善をしていくといいでしょう。