ファイルを添付したメールが送れないときの対処方法とは？
2023.03.19
メールに、提案書や契約書を添付して送ろうとしたら、エラーが出て送信できなかったという経験をしたことはないでしょうか。
また、送信できていたと思っていても、実際には相手に届いていなかったというケースもあります。
今回は、ファイルを添付したメールが送信できない時の対処方法について、解説します。
ファイルを添付したメールが送れない原因は？
なぜビジネスメールで大容量のファイルの送信ができないことがあるのか、見ていきましょう。
添付ファイルの容量が大きすぎる
添付したファイルの容量（ファイルサイズ）が大きすぎると、送信ができないことがあります。
会社やプロバイダーのメールサーバーに、一度に送信できるメールの容量が設定されていて、添付ファイルと本文の合計が上限を超えていると、メールを送信することができません。
受信メールの容量に制限がある
受信者のメールサーバーに、受信可能なメール容量の上限が設定されていることがあります。
例えば、送信者のメールの容量が10MBだとしても、受信者のメールの容量が3MBだと、ファイルを添付したメールが送られたと思っても、実際には相手に届いていないという問題が発生します。
メールボックスの保存容量の制限を超えている
メールは、メールボックスの保存容量の上限が決まっており、容量を超えるとメールの蓄積ができなくなります。
過去に送受信したメールがサーバーに保存されて、その容量が積み重なって、保存容量を圧迫します。
メールサービスによっては、プラン変更で容量の増加ができる場合もあるので、アップグレードを検討することも考えておくといいでしょう。
添付ファイル（データ）つきメールが送れない場合の対処方法とは？
では、添付ファイル（データ）つきメールが送れない場合、どのように対処したらいいかについて解説します。
ファイルのサイズを小さくする
添付ファイルの容量が大きすぎる場合は、ファイルサイズを小さくすることで対処できることがあります。
容量を小さくするための一般的な方法としては、ファイルの圧縮があります。
圧縮形式は、zip形式を利用するのがいいでしょう。
例えば、Windowsならファイルを右クリックし、圧縮（zip形式）フォルダを選ぶと圧縮できます。
容量が大きすぎるのが画像ファイルだった場合、別の方法も考えられます。
BMP形式の画像などは、同じ画像ファイルではあるものの圧縮されているJPEGファイルに変換すると容量がかなり小さくなります。
ビジネスチャットツールの利用
ビジネスチャットツールを使ってファイル共有をする方法もあります。
ビジネスチャットツールとは、社内や社外の関係者など、誰とでもコミュニケーションを取ることができるツールです。
メールにファイルを添付して連絡するのと同じように、チャットの会話にファイルを添付することもできます。
会話の過程でファイルをドラッグ＆ドロップするだけでファイルの共有が完了するため、簡単にファイル送信や共有ができます。
ファイル転送サービスを活用
ファイル転送サービスは、メールで送れないような大容量ファイルを送るためのサービスです。
大容量ファイルを、サービス提供会社のサーバーにアップロードし、そのファイルのダウンロードURLを相手先に教えて、相手がURLをダウンロードして、ファイルを受け取ってもらうことができます。
まとめ
ファイル添付したメールが送れない場合は、上記を参考に原因を考えて対処してみましょう。
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