働き方改革として、政府により推進されてきたテレワークは、新型コロナウイルス感染症の対策として普及してきました。

ですが、テレワークを導入することによって、課題が浮き彫りになってきました。

「テレワーク中のコミュニケーションはどうすればいいのか」

「セキュリティやコストの問題はどうやって解決すればいいのか・・・」

といった課題に直面している企業も少なくないでしょう。

今回は、テレワーク導入後の課題を明確にして、解決方法について解説します。

政府が推進している働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大の影響で、テレワークを導入する企業が増えています。

ですが、従業員数や業種・職種によって、実施率に差があることが分かりました。

従業員規模が大きくなるにつれ、テレワークの実施率も高くなる傾向にあります。

業種では、情報通信業などが高く、卸売業や小売業などが低くなっています。

職種では、コンサルタントやWEBクリエイティブ、企画・マーケティングなどが高く、財務・会計・経理・法務、生産技術・生産管理などが低くなっています。

テレワークの実施は、企業活動において重要な検討事項となっていますが、導入に失敗してしまうと、逆に生産性を落とすことにもなります。

そこで、テレワークの導入に失敗しないために、テレワーク導入後に想定される課題について解説します。

オフィス勤務のように、従業員同士が顔を合わせないテレワークでは、従業員同士や上司とのコミュニケーションが不足になりがちです。

テレワークは、自宅などで仕事をするため、オフィス勤務とは異なり、いつでも話しかけれる状況にないため、業務内容の確認やトラブルが発生した時のコミュニケーションが難しくなります。

テレワークでは、社外へデバイスを持ち出すリスクや、インターネット経由の多種多様な脅威にさらされるリスクがあります。

例えば、デバイスの紛失や盗難、マルウェア、不正アクセス、社外での作業ののぞき見や盗聴などが挙げられます。

セキュリティ対策をしっかりして、問題を起こさないようにする必要があります。

テレワークでは、従業員が働いている姿を見ることができません。

メールや電話などでやり取りをしても、本当に仕事をしているかどうかはわからず、出退勤時間を管理することが難しいです。

出退勤管理システム上で管理できても、隠れ残業や休日労働をしてしまうかもしれません。

また、管理しにくいということで監視するような方法を取ると、プライバシーの侵害やストレスになってしまい、逆効果になることもあります。

テレワークでは、上司が部下の勤務状況を見ることができないため、適切な評価をすることが難しくなります。

人事評価では、勤務態度など、成果に至るまでのプロセスも評価に反映することもありますが、テレワークでは、そのような評価材料が減ります。

また、これまでと同じ評価基準を適用するのか、成果主義を導入するのか、決める必要があります。。

テレワークの課題を解説しましたが、適切な対策を取れば課題解決につながります。

では、どんな対策があるのか、見ていきましょう。

テレワークでは、従業員同士や上司とのコミュニケーションが不足になりがちです。

ですが、コミュニケーションツールを使うと、解決しやすくなります。

コミュニケーションツールには、以下のようなものがあります。

・Web会議システム

オンライン上で、従業員同士が顔を見ながらミーティングをできるツールです。

資料や画面を共有しながら、コミュニケーションをすることもできるZoomのようなツールもあります。

・ビジネスチャット

SNSのような利便性を備えた、ビジネス用のコミュニケーションツールです。

メールと異なり、手軽なやりとりができ、返信が早く来ます。

業務連絡や会議にも使われています。

クラウドサービスとは、利用者がパソコンなどのデバイスで利用しているデータやソフトウェアなどを、インターネット上で利用できるシステムのことです。

クラウド上にデータを保存して運用することを、クラウド化と言います。

クラウドサービスには、以下のようなものが挙げられます。

・勤怠管理システム

オフィス外にいても、Webブラウザやスマホアプリを通じて、出退勤を打刻できるシステムです。

集計も自動化されるため、労務管理業務の効率化も期待できます。

・プロジェクト管理ツール

プロジェクトの進捗管理をスムーズにして、計画的に業務を進めるためのツールです。

「いつ誰が何をやっているかがわからない」といったテレワークの課題を解決する手段の1つです。

すべての仕事がテレワームに向いているわけではないので、テレワークを導入する際に、テレワークに向いている業務と向いていない業務を明確にしなければいけません。

テレワークに向かないと考えられる仕事であっても、業務プロセスを見直すと、テレワークができることがあります。

このことを認識することも、テレワークを導入するためには欠かせないプロセスです。

テレワーク中は、個人情報や機密情報といった、会社にとって重要なデータの流出など情報セキュリティに注意する必要があります。

テレワーク以前は、持ち出し厳禁だったデータや書類を、自宅で扱わなければいけない機会が出てくるかもしれません。

パソコンやデータの取り扱い、機密情報の保持やセキュリティ対策に関するルールの制定や定期的な研修をして、情報セキュリティに対する意識を高める必要があります。

テレワークは、導入することが目標ではなく、適切な運用をすることができて、テレワークが成功したと言えます。

テレワークを運用していくことで生じる課題を解決して、改善を続ける必要があるからです。

テレワーク導入後の課題を予想して、対策を考えておくと、効率的な運用ができるようになるでしょう。

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