テレワークによる業務の見える化と生産性を上げるポイントとは？
2023.03.19
テレワークは、業務効率化によって生産性を向上させるだけでなく、働く意欲のある人を労働力として活用できるため、労働人口減少が課題となっている現在、優先して進めるべき対策と言えます。
ですが、テレワークは、オフィス勤務とは非常に違うため、テレワークを定着させ、業務を円滑に進めるためには、この相違点を解決する必要があります。
それには、業務の見える化が重要になってきます。
今回は、テレワークを成功させるための重要な鍵となる業務の見える化について、解説していきます。
業務の見える化とは？
まず、業務の見える化とは、従業員が、いつ・どこで・どのように仕事をしているかを可視化することです。
その目的は大きく2つあります。
1つは、業務上の無駄を見えやすくすることです。
従業員の働き方が見えなくなってしまった場合、どこに無駄があるのかがわからないので、従業員のスケジュールや業務の進捗、プロセスを可視化することによって、改善すべき点が見えてきて、生産性の向上につなげやすくなります。
もう1つの目的は、緊急時のリスクを回避することです。
トラブルが起こってしまった時に、進捗やスケジュールが分からないと、上司や同僚が対応できません。
業務を可視化すると、従業員の業務状況がすぐに分かり、迅速にカバーできるので、取引先からの信頼を維持しやすくなります。
テレワークにおける業務の見える化とは、従業員の働いている姿や状況が見えない環境で、従業員の状況やスケジュールをお互いに把握できる状態にすることを意味します。
テレワークで業務の見える化をするメリットとは？
次に、テレワークで業務の見える化をするメリットについて解説します。
生産の向上につながる
テレワークでは、上司が部下の働きぶりや業務量を直接的に把握しにくいので、抱えている業務が偏ってしまったり、部下の業務量を察することができません。
業務過多になってしまうと、モチベーションの低下を引き起こし、生産性も下がってしまいます。
テレワークの業務を見える化すると、誰がどのくらいの業務を抱えているかが分かり、従業員に適切な業務量を割り振れるため、業務フローの改善や業務効率化、生産性の向上につながります。
適正な評価ができるようになる
業務の見える化は、仕事の評価や成果の見える化につながります。
好き嫌いなどの感情的な評価では、働いている従業員の不満が高まり、モチベーションの低下を招く可能性があります。
業務の見える化をすることで、社員の業務進捗や勤務態度を、詳しく把握することができるので、正当な評価がしやすくなります。
残業時間の削減
従業員のスケジュールと業務の進捗が見えるようになれば、どこに無駄が生じているか分かるようになります。
無駄があった場合、改善策をすることで、残業を削減することができます。
チームの活性化
業務の見える化をすると、上司や同僚が、多くの仕事を抱えている従業員をサポートすることができます。
また、上司が、業務の進捗が停滞している部下の相談に乗ることもできます。
従業員の動きが見えると、コミュニケーションが活性化しやすくなります。
業務の見える化をするためには、何を可視化すべきなのか？
それでは、業務の見える化をするためには、何を可視化すべきなのか見ていきましょう。
仕事
部下の仕事やその進捗が可視化されることによって、上司が部下に、仕事の進捗を確認する必要がなくなります。
スケジュール
上司が、部下の仕事とスケジュールが見えるようになると、すぐに、部下にアドバイスをしたり、業務超過によるトラブルを未然に防ぐこともできます。
勤務時間
勤務時間の見える化は、残業にかかわってくるので、重要です。
上司が部下の残業時間が分かれば、上司は対策を立てて、勤務状況の改善をしやすくなります。
テレワーク業務の見える化すべきポイントとは？
最後に、テレワーク業務の見える化すべきポイントとして、どのような事をすればいいのかを解説します。
スケジュールの見える化
テレワークやリモートワークをすると、メンバーの動向が見えなくなります。
メンバーのスケジュールや行動の把握がしにくくなるので、会議の調整や業務の連携、情報共有などをおこなうのが難しくなります。
無駄なく業務を進めるためには、メンバーのスケジュールを見える化することが重要です。
スケジュールをオンラインで共有し、1日のタイムスケジュールや作業内容、勤務状況をグループ全員で把握できるようにしましょう。
オンラインでスケジュールを共有することで、メンバー同士の状態をお互いが把握できますので、予定の調整や相談、作業の連携をしやすくなります。
タスクの見える化
各メンバーがどのようなタスクを抱えているのか、納期はいつなのか、などタスクを見える化して管理することも重要です。
タスクが見えることで、業務負担量や進捗スケジュール、優先度なども考えやすくなります。急な業務やタスクの調整、振り分けをする際も抱えているタスクが見える化できていることで管理しやすくなるでしょう。
勤怠状況を見える化
テレワークをしていると、いつ出社して退勤したか、欠勤や休暇などのほかの社員の勤務状況がわかりにくい部分があります。
そのことで、作業時間や作業状況が見えづらくなり、タスクやスケジュール管理に手間や不備が生じてしまいます。
勤怠状況を確認できるシステムやビジネスチャットを使って出退勤の報告など簡単におこなえるツールを利用すると手間が省けてよいでしょう。
勤怠状況や作業状況がはっきりすることで仕事時間の区切りをつけにくいテレワークでもオンとオフを明確にしやすくなります。
テレワークは見える化を意識して運用
テレワークを効率よく進めるためには業務の見える化が必要不可欠です。
そして、業務の見える化を進めることで評価方法の見直しにもつながり、テレワークであっても高いモチベーションで仕事に取り組めることでしょう。
まとめ
企業として在宅勤務を成功させる鍵は、「勤務時間・業務内容の見える化」と「コミュニケーションの活性化」の2つです。
ぜひ普段の業務体制を見直しながら、新しいツールや制度を取り入れてみることをおすすめします。