コラム

チャットツールのメリットとデメリットについて

2023.03.19

ビジネスチャットツールとは、パソコンやスマートフォンを通して、テキストでリアルタイムのコミュニケーションができる、ビジネスに特化したツールです。

 

メールと違って、対面で会話しているような感覚で使えることが特徴で、1対1だけでなく、複数人でコミュニケーションをすることができ、コミュニケーションを円滑にする目的で使われます。

 

とは言うものの、「ビジネスチャットツールはどんなツール?」「メールとの違いは?」といった疑問を抱えている方も多いようです。

 

そこで、今回は、ビジネスチャットツールについて解説します。

チャットツールを使うメリットとは?

まず、チャットツールを使うメリットについて見てみましょう。

簡単にコミュニケーションがとれる

リアルタイムでコミュニケーションをとることができるため、すぐに返信がほしい場合やちょっとしたことを聞きたい時に便利です。

同時に複数人とコミュニケーションがとれる

1対1の会話だけでなく、グループを作って、一度に複数人とコミュニケーションをとることができるので、複数人で情報共有することができ、電話やメールなどで個別に連絡する手間が省けます。

すぐに情報共有できる

画像や動画の送信が簡単にできるため、社内の資料共有ツールとしても活用できます。

 

最近では、メッセージ機能だけでなく、todoリスト作成などさまざまな機能を備えたチャットツールが、たくさんリリースされています。

チャットツールのデメリットとは?

次に、チャットツールのデメリットについて見てみましょう。

コストがかかる

チャットツールに必要なデバイスや設備を購入するための初期費用や月額費用がかかる。

セキュリティ対策の必要性

社内の機密情報のやりとりなどが漏洩する可能性があります。

 

ですが、最近はセキュリティ面を強化したツールが数多くリリースされています。

対面コミュニケーションの減少

テレワーク下では、従業員同士が顔を合わせないため、伝えたいことがうまく伝わらなかったり、モチベーションが低下することがある。

従業員教育が必要になる

従業員が、チャットツールを使いこなせないといけないため、従業員教育や社内研修が必要になります。

 

また、マニュアルを作成するのに、手間とコストがかかってしまう。

まとめ

今回は、チャットツールのメリットとデメリットについて解説しました。

 

チャットツールは、業務効率アップなど、さまざまなメリットがありますが、導入しても社内に浸透せず失敗してしまう可能性もあります。

 

メリットとデメリットを考慮して、自社にとって本当に必要かどうかを検討してから、導入するといいでしょう。

 

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