スケジュール管理とそのコツについて
2023.03.19
すべての仕事は、スケジュールを管理しながら遂行していきますが、社員や組織によっては、スケジュール管理が不適切で、あらかじめ決められた締め切りを守ることができない場合もあるでしょう。
仕事ができる人は、スケジュールを上手に管理できるので、残業や休日出勤を減らすために、参考にできるところがあります。
今回は、スケジュール管理の方法とコツについて解説します。
スケジュールが管理できない原因とは？
まず、なぜスケジュールが管理できないのか原因を探ってみましょう。
優先順位をつけていない
仕事には、優先順位がありますが、どの仕事が優先順位１番なのか、優先順位をつけていないことが、スケジュールができない最も大きな原因です。
自分の得意な仕事から始めたり、さほど重要ではない仕事を先にしてしまったりといったように、そのやり方で仕事を進めてしまうと、仕事の締め切り日に間に合わなくなってしまうことがあります。
まずは、タスクをすべて洗い出し、締め切り日や重要度を把握したうえで、スケジュールを立てなければいけません。
作業時間を把握できないことによって、スケジュールを的確に決めていない
仕事の優先順位をきちんと決めても、締め切り日までに仕事を完結できない従業員は、作業時間の見積りが甘く、それによって、スケジュールを的確に決めれなかったのが原因です。
例として、1時間で終わると思って、計画を立てたにもかかわらず、作業時間が2時間もかかり、締め切り日までに仕事を完結できなかったというような場合です。
新入社員は、スケジュールにずれが起こりやすいので、自分の仕事のスピードを把握し、能力に合わせた時間の使い方や余裕を持ったスケジュールで業務を進める必要があるでしょう。
うまくスケジュール管理をする方法とは？
では、どのようにすればうまくスケジュール管理ができるのか、以下に解説します。
タスクの洗い出しと整理
まず、やるべきこと（タスク）を洗い出して可視化します。
日常のルーティンワークだけでなく、週次・月次・年次で発生する業務もタスクに落とし込んでいきましょう。
他にも、プロジェクトや企画に紐づいて一時的に発生する業務なども洗い出します。
タスクの洗い出しができると、やるべきことが明確になり、混乱することを防げます。
タスクの期日を明確にする
タスクの期日を、明確にします。
いつまでに何をやらなければいけないかを可視化でき、優先順位が分かるようになるでしょう。
基本的には、期日の近い仕事を優先的に始めるのがいいでしょう。
ですが、緊急の仕事が入った場合は、他の業務を後にしたりするなど、臨機応変な対応も必要です。
適切にスケジュール管理をすることによって、得られるメリットとは？
では、適切にスケジュール管理をすることによって、どんなメリットが得られるのかを次で解説します。
業務の効率化と残業の削減
スケジュール管理ができると、効率的に仕事ができます。
どの仕事をしたらいいんだろうと考える時間が減るので、限られた時間内で、すばやく仕事を終わらせられるでしょう。
仕事を効率化し時間のロスを防げれば、残業・休日出勤も防ぎやすくなります。
優先順位がわかる
仕事の優先順位が分かるので、円滑に仕事をすることができます。
同時に、今やるべきではない仕事もわかり、仕事の無駄を避けることもできます。
さらに、明日やらなければいけない仕事が分かっていれば、事前に資料やデータを準備することができますし、1ヶ月後にやらなければいけない仕事が分かっていれば、それまでの間に情報を収集できることもメリットです。
スケジュール管理は、仕事の効率や無駄な時間の削減だけでなく、仕事のクオリティ向上にも貢献するため、業種・職種を問わず全従業員がやるべきことだと分かります。
仕事の進捗状況を把握できる
スケジュール管理ができている、いつまでに何をしなければいけないかが明確になり、進捗の把握に役立ちます。
予定より進捗が遅れているのであれば、早めにカバーしたり、他の従業員に仕事を振り分けることもできます。
スケジュール管理を円滑にするためのポイントとは？
続きまして、スケジュール管理を円滑にするためのポイントを紹介します。
タスクを可視化する
やるべき仕事を洗い出し、優先順位を付けて、業務を遂行していくことは、スケジュール管理の基本です。
個人で可視化するためには、紙でToDoリストを作るなどの方法もありますが、複数人で同じスケジュールを共有する場合は適切ではありません。
作業の所要時間を明確にする
それぞれの仕事に、どれくらいの所要時間がかかるか見積もっておきましょう。
締め切り日から逆算して、仕事に取り組んでいかないと、締め切り日直前に慌ただしくなるため要注意です。
各作業にタイムリミットを設ける
優先順位をつけるだけでなく、タイムリミットを設けることもおすすめです。
〇日までに作業をしていないと間に合わないといったタイムリミットが明確になっていれば、より分かりやすくやるべきことを可視化できます。
フォローがしやすい環境を作る
普段から、管理者（上司）と部下、従業員同士が信頼関係を築いて、報告や相談がしやすい環境をつくっておくことが大事です。
もし計画どおりに進まなかった場合は、管理者がスケジュールの立て直しなどをアドバイスしたり、タスク処理のフォローをしましょう。
まとめ
スケジュール管理がうまくできると、仕事を効率的にこなせるようになり、評価されやすくなります。
スケジュール管理ができないと感じているのであれば、コミュニケーションを円滑におこなうための工夫などをおこない、情報共有やコミュニケーション面の改善から始めてみてはいかがでしょうか。
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