電話会議とは?メリットとデメリット、導入時のポイントなどを解説
2024.11.22
テレワークによって、Web会議を取り入れている企業が増えていますが、「電話会議」は、遠隔会議の中でも、一番長く使われています。
昨今、新型コロナウイルス感染拡大に伴って、各国の首脳が電話会議で会談をすることを覚えている方もいるのではないでしょうか。
今回は、電話会議のメリットとデメリット、導入時のポイントなどを解説します。
電話会議とは
電話会議とは、音声通話で、複数の人と会議をすることです。
「音声会議」や「オーディオ会議」とも呼ばれています。
電話会議は、Web会議と比較して、安価で、誰でも手軽に利用できるメリットがあります。
例えば、「Facebookメッセンジャー」や「LINE通話」による音声通話を仕事で使うようなものです。
初期費用や月額料金が無料のサービスもあるため、インターネット環境が必須のWeb会議よりも、簡単に導入できます。
電話会議を導入している企業は少ないの?
固定電話の契約件数がピーク時の3割にも落ち込んでいる現在、電話会議を導入している企業も少ないのでしょうか。
実際のところ、電話会議は、たくさんの企業に活用されています。
電話会議の市場規模は、10年間一定の規模を保ち続けていますが、近年、少し増加しています。
(株式会社シード・プランニングが2019年にした「2019ビデオ会議/Web会議の最新市場とクラウドビデオコミュニケーションの現状」による)
また、外資系企業は、Web会議と同じくらいの比率で、電話会議を活用しているようです。
(総務省の「平成30 年度デジタル化による生活・働き方への影響に関する調査研究成果報告書」による)
このことから、電話会議が使いやすいので、長年、安定して活用されていることが分かります。
電話会議は、電話回線を使って会議をするため、インターネット環境に左右されないので、「インターネットにつながらなかったから、会議に参加できなかった」というトラブルは起こりません。
電話会議のメリット
では、電話会議のメリットを挙げてみましょう。
設備投資がいらない
電話会議は、固定電話やスマートフォンがあればできるため、設備投資がいらない点がメリットです。
使い慣れた電話を使えるので、ITリテラシーが低くても問題ありません。
電話会議用に指定された電話番号に電話をかければ、誰でも電話会議に参加できます。
通信が安定している
電話回線は、通信が安定していて、通信網が世界中に張り巡らされているので、国内外での会議が行えます。
一方、Web会議をする場合、自社の機器の性能が高くても、相手のインターネット環境や機器の性能が悪いと、通信が安定しないため、トラブルが起こる可能性があります。
そのため、電話会議は、会議中に途切れるリスクが、より少なくなります。
緊急時の連絡手段として役に立つ
電話会議は、一斉に社内外の拠点に電話をかけれるので、緊急時の連絡手段として活用できます。
災害が発生した際の緊急ミーティングや帰宅指示など、大人数の従業員とすぐに情報共有ができます。
電話会議のデメリット
電話会議のメリットを見てきましたが、今度は、電話会議のデメリットを挙げてみましょう。
通話料金がかかる
Web会議は、会議を何回開催しても一定の通信料で済みますが、電話会議は、通話料金が発生してしまいます。
会議の回数が多かったり、海外拠点と長時間電話会議をすると、相手の国や電話回線の契約会社によっては、かなり高額になってしまうことが考えられます。
電話会議を頻繁に使う予定があるのであれば、コストについて検討する必要があるでしょう。
資料を共有できない
Web会議では、パソコン画面に会議の資料を映し出せるので、資料を持っていなくても、内容が共有できます。
ですが、電話会議ではそれができないので、事前に紙資料を渡さなければいけません。
そのため、電話会議は、重要な会議や初めて話すクライアントとの打ち合わせには向いてないと言えるでしょう。
相手の顔が見えない
電話会議は、音声による会議ですので、相手の顔や仕草が見えません。
したがって、相手の細かいニュアンスを読み取れず、温度感のあるコミュニケーションは難しいでしょう。
電話会議導入前にしておくこと
では、電話会議導入前に何をすればいいのかをご紹介します。
デバイスを選ぶ
まずは、携帯電話や固定電話など、どのデバイスを使うのかを決めましょう。
会議室のような広い場所で会議をする場合、マイクやスピーカーを内蔵した電話会議専用機が必要です。
そのため、どれくらいの規模で電話会議をするのかによって、選ぶデバイスが変わります。
電話会議サービスを選ぶ
次に、電話会議サービスを選びましょう。
電話会議サービスの事業者によって、サービス内容や特徴が異なります。
例えば、通話料金やシステム利用料、通話中の音声品質、トラブル時のサポート体制などです。
電話会議の目的を明確にして、自社にあったサービスを選ぶといいでしょう。
コストを計算する
電話会議に必要な初期費用と運用費用を算出して、予算内に収まるようにしましょう。
・初期費用(イニシャルコスト)→電話会議の契約料金や電話会議専用機といった設備投資費用
・運用費用(ランニングコスト)→通話料金や会議利用料など
電話会議の選び方
ここでは、電話会議の選び方を見ていきましょう。
料金プランで選ぶ
電話会議をすると、全参加者の通話料金がかかります。
サービス事業者によって料金プランが異なっており、指定キャリアでの国内通話であれば、通話料金が無料の電話会議サービスがあります。
そのため、通話コストを抑えたいのであれば、サービス事業者の料金プランを比較しましょう。
サポート体制を確認する
電話会議のサポート体制が充実しているかを事前に確認しておきましょう。
24時間365日サポートをしてくれるサービス事業者を利用すれば、いつでもすぐに問題を解決してくれるでしょう。
また、海外との電話会議をする場合は、海外拠点との通話時のトラブルに対応ができるかや、日本語と英語に対応しているカスタマーサービスかどうかも確認したほうがいいでしょう。
まとめ
電話会議は、初期費用や設備投資を少なくすることができ、スマートフォンさえあれば、いつでもどこでも電話会議に参加できるメリットがあります。
ですが、通話料金がかかるなどのデメリットもあるため、開催する会議の規模や予算を考慮して、自社にあったサービスを選びましょう。
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