ペーパーレス化の課題と効果
2023.03.18
ペーパーレス化とは、業務で使用する紙の利用を減らすことを意味します。
ビジネスにおいては、文書をデジタル化して保存したり、閲覧することを言います。
政府が推し進める働き方改革の1つとして、ペーパーレス化が盛り込まれ、経済活動全体での普及が求められており、多様な働き方の実現やデジタル化、IT化の推進にもつながっています。
近年、クラウドサービスの浸透により、書類の電子化が進み、オフィスのペーパーレス化が進んでいる企業も多いのではないでしょうか。
今回は、ペーパーレス化のメリットやデメリットについて解説します。
ペーパーレス化がなぜ必要とされているのか？
なぜペーパーレス化が必要なのでしょうか。
主な理由として、以下の2つが挙げられます。
SDGｓや環境保護への取り組み
2015年に、国連サミットで定められた世界的な目標である「SDGs（持続可能な開発目標）」の一部として、ペーパーレス化があるので、それを達成することにつながります。
紙の消費は森林の伐採を促し、環境破壊や地球温暖化につながります。
そのため、紙の消費を抑えることは、環境破壊や温暖化防止に役立ちます。
リモートワークの促進
テレワークを導入する企業も増えていますが、書面による業務を続けていたら、テレワークを効率的に進めることはできません。
業務に必要な資料を入手するためだけに出社するなど、時間を無駄にして出社を余儀なくされる場合もあるでしょう。
このような問題を解消し、テレワークをしやすい状況にするためにも、ペーパーレス化を進めることは、不可欠です。
なぜ日本でペーパーレス化が進まないのか？
では、なぜ日本でペーパーレス化が進まないのかについて、見ていきましょう。
初期投資が必要になる
ペーパーレス化をすると、紙や印刷代などのコストがかからなくなる一方、紙の代わりとして、パソコンなど電子データを扱うデバイスへの初期投資が必要です。
また、パソコンを適切に扱うために、知識も必要になり、使いこなすには時間もかかります。
紙代などのコストを下げるために、パソコンなどのシステムの導入をしたにもかかわらず、設備に大きなコストがかかってしまい、結果的に紙媒体の方が運用コストが安く済むといった問題もあります。
費用対効果が悪くならないように、コスト面に注目してシステム選定をしましょう。
ITリテラシーの問題
パソコンなどの操作に慣れている従業員であれば、スムーズに対応できますが、慣れていない従業員の場合は、慣れるまでに、非常に時間がかかります。
従業員によって、作業時間が違うと、作業効率の問題が出てきて、チームとして、同じプロジェクトをしなければいけない時に、チームの足並みがそろわなくなってしまうことがあります。
手書きでメモが取れない
手書きでメモが取れないことに不自由さを感じる人が、まだ多いことも問題の1つです。
資料が紙で提供されていれば、会議中に、メモ書きをできますが、ペーパーレス会議だと、パソコンのようなデバイスに表示されている資料に、メモを書き込むのが難しいことがあるようです。
最近、ペン操作に優れたタブレット端末も登場しているので、今後、手書きもより簡単にできるようになっていくでしょう。
電子化できない書類がある
ペーパーレス化を意識した法改正が進み、ほとんどの書類が、電子化による保管を認められています。
ですが、電子化が認められていない書面も一部あります。
例えば、以下の書類が挙げられます。
- 定期借地・定期建物賃貸借契約
- 宅地建物売買等媒介契約
- 宅地建物売買等契約締結前の重要事項説明・締結後の契約内容説明
- マンション管理業務委託契約
- 訪問販売等特定商取引における交付書面
- 労働者派遣個別契約
ペーパーレス化がうまく推進できていると、どのような効果が出るのか？
では、ペーパーレス化がうまく推進できていると、どのような効果が出るのでしょうか。
ペーパーレス化を実現すると、どんな効果が表れるのかを見ていきましょう。
会社全体としての生産効率の向上
従業員同士が、パソコンなどのデバイスをつなげることで、1つの情報をお互いに共有して、アクセス・管理することができるので、紙で情報を管理する場合と違って、大幅に生産の効率が上がります。
コストの削減
ペーパーレス化の導入時には大きなコストがかかりますが、消費していた用紙やインクなどの使用量は減ります。
大量の資料を保管するために、倉庫などを借りているのであれば、ペーパーレス化することによって、倉庫代も削減できます。
長期的に見ると、削減できるコストの方が大きい可能性が高いといえます。
テレワークの推進
ペーパーレス化によって、ネットワークを通して、情報についてのやり取りをできるようになれば、テレワークへの移行もスムーズになります。
テレワークを導入したい企業にとって、ペーパーレス化は必須であるといえるでしょう。
セキュリティの向上
書類の紛失がなくなることは、情報漏えいの観点からすると、大きなメリットといえます。
セキュリティシステムの適切な運用は必須ですが、情報をデータファイル化することで、ファイルに管理権限をつけて、限られた従業員しかアクセスできないようにすることもできます。
まとめ
ペーパーレス化の推進をすることによって、逆に、効率が低下になってしまう恐れがありますので、従業員の理解を得ながら、少しずつペーパーレスの業務を拡大していくようにしましょう。
ペーパーレス化が定着すれば、生産性の向上やコスト削減などで、大きなプラスの作用が期待できます。
また、デジタル化やIT化の推進にもつながるので、ペーパーレス化を適切に進められるといいでしょう。
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