コラム

メールのデメリットやデメリットをカバーする方法とは?

2023.03.18

メールは、相手の都合を考えずに連絡できることや、一斉に複数人に同じ内容のメールを送れるなど気軽に情報をやりとりできる連絡手段です。

 

文章で相手に内容を伝えるツールであるため、電話とは違い、相手が不在時でも連絡できることや聞き間違いによる齟齬を防ぐ点に優れています。

 

ですが、メールは、やりとりした情報の蓄積には向かないツールです。

 

取引先とのメール履歴を振り返るはずが、他のメールと混ざってしまい見つからなかった経験をした方も多いのではないでしょうか。

 

また、返事がすぐ来るとは限らない、ニュアンスや気持ちが伝わらない場合があるといったデメリットもあります。

 

そこで、今回は、ビジネスメールのデメリットやデメリットをカバーする方法について解説します。

ビジネスでメールを使うデメリットとは?

さまざまなビジネスシーンで、メールによるデメリットは生じます。

 

ビジネスでメールを使うデメリットについて見てみましょう。

いつ相手がメールを確認するかが分からない

相手の都合を考えないで、メールを送信できるのはメールのメリットですが、相手がいつメールを読むのかがわからないのはデメリットです。

パソコンなどのデバイスが故障すると、データが消去されたり、復旧に時間がかかる

メールは、パソコンやスマホで送受信します。

 

ですが、メールをパソコンに保存していると、パソコンが故障してしまったら、データが消去されてしまうことがあります。

送信済みメールを取り消すことができない

FAXや手紙は相手に届くまでに時間がかかるため、間違った情報を送ってしまった場合、止めることができる場合があります。

 

ですが、メールは送信ボタンをクリックしたら、送信を止めることができません。

 

間違えのないように、送信前に読み直して確認することが必要です。

コミュニケーションが浅くなる

直接会って話をすれば、相手の表情や話し方などによって相手に良い印象を与えたり、話が膨らんだりしてコミュニケーションが深まることがあります。

 

ですが、メールだけで連絡を取り合っていると、事務的な感じになりやすく、コミュニケーションが深まらないことがあるでしょう。

詐欺やウィルス感染のリスクがある

コンピューターウイルスがメールに仕込まれていたり、メール内のリンクなどから遷移させるフィッシング詐欺や個人情報を入力させるような不審なメールが届くことがあります。

 

また、大手企業や店舗のメールのように見せかけたリスクのある偽のメールが届くこともあり、気をつけていても被害にあってしまうこともあります。

 

いくらセキュリティ対策をしていても完全に防げるものでもなく、不審なメールと気がつかずに開封してしまったり、返信してしまうなどのリスクは多くあるでしょう。

添付ファイルが管理しにくい

メールに添付されたファイルを紐付けて管理することが難しい点もデメリットの1つです。

 

受信したメールとは別に、添付ファイルが送られるケースがあります。

 

メール本文に紐づかずに送付されているため、後で閲覧する時に添付ファイル付きのメールを探し直さなくてはいけません。

 

また、ダウンロードしたファイルの管理方法が決まっていなければ、見返した時に、どのメールに関連するファイルであったか判断できなくなってしまいます。

 

添付ファイルを該当のメールと紐づけて保存するには、管理方法を社内であらかじめ決めておくことが必要です。

メール以外のコミュニケーションの手段とは?

メールのデメリットの対応策として、メールに適してない内容は、メール以外の連絡手段を活用すると効果的です。

 

次に、メールのデメリットを補うために、ビジネスで利用できるメール以外のコミュニケーション手段をご紹介します。

チャットツール

チャットツールとは、リアルタイムでコミュニケーションが取れる会話型のツールです。

 

複数のメンバーと同時に連絡が取れるため、すぐに情報が共有できるのが特徴です。

 

一方で、メッセージの量が増えると過去のやりとりが流れてしまい、情報が探しにくいというデメリットがあります。

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、プロジェクトで発生した作業の管理や進捗の確認を目的としたビジネスツールです。

 

作業内容と期限をチーム内で共有できるため、作業漏れを防げます。

 

ですが、タスク管理ツールは管理機能を多数兼ね備えており、使い方を理解するまでに時間がかかる可能性があります。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは、コミュニケーションや情報共有を目的とした総合ツールです。

 

社内に蓄積が必要な情報と瞬間的に会話が必要なフロー型の情報を1つのツールで管理できるメリットがあります。

 

ですが、やりとりや情報を集約するツールであるため、定着しなければ業務が滞ってしまいます。

まとめ

メールは相手の都合を考えずに送ることができたり、仕事の効率化をすることができ、多くのメリットがあります。

 

ですが、すぐにメールを見てもらえないことがあったり、細かいニュアンスを伝えることが難しいといったデメリットがあります。

 

メールのデメリットを補うために、連絡手段をメールだけにするのではなく、ビジネスチャットなど他のツールの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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