申し送りとは？
2023.03.18
「申し送りをする・申し送り事項」といった表現は、看護・介護の現場に限らず、ビジネスシーンでも用いられる表現です。
ですが、「申し送りの意味は？」と聞かれても答えられないという方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は、申し送りについて解説します。
申し送りとは？
申し送りとは、前任者から後任者へと進行途中の業務を引き継ぐことを指します。
ビジネスシーンでの申し送りとは、業務上共有しておいた方がいい情報や、注意事項を伝えることを言います。
ビジネスシーンでは、従業員同士共有をしておかなくてはいけない情報がたくさんあります。
そういった情報を伝えて共有するのが「申し送り」です。
申し送りがおこなわれることの多い業界・業種とは？
業界や業種によって申し送りが行われる頻度は大きく異なり、申し送りがおこなわれることの多い業界・業種としては、以下のようなものが挙げられます。
看護業
看護の申し送りは、とても重要な役割を果たします。
看護は人の命に関わることも多く、申し送り一つ伝え忘れただけで、大きな問題にもなるほど責任のあるものです。
前任者は、申し送り事項を細かく定め、情報のモレがないように次の後任者に渡します。
この申し送りがあるからこそ、医者や看護師、そして介護士を含めさまざまな職員が情報を共有することができ、患者の安全が守られ細かいケアができるのです。
警備業
警備の仕事は、1日中行われますので、警備員は、交代制で仕事を行っているケースが多いです。
建物や施設などに問題が生じて、対応をした場合、その内容を申し送り事項として伝えることで、次に警備を担当する警備員も意識してその後の経過を観察することができます。
営業職
営業職は、業務を担当する人が何度も変わるわけではありません。
ですが、異動や配置換えなどで、今まで担当していた営業先を別の営業担当者に引き継ぐときには、申し送りが必要になります。
これまでに進めた話や進捗状況、担当先の担当者、取引先と商談する時の注意点など、引き継がなければいけないことはたくさんあります。
申し送りが適切にされないと、新しい営業担当者がゼロから関係を構築していかなければいけなくなってしまい、進捗の大幅な遅れにもつながるため、申し送りは非常に重要になります。
看護業、警備員、営業職の申し送りについて説明しましたが、共通することは、申し送りをするのは、後任者に正しい情報を伝えて業務を適切にするためということです。
申し送りを効率よく適切におこなうためのポイントとは？
では、申し送りを効率よく適切におこなうためのポイントとして、どのようなものがあるか、以下にご紹介します。
伝達事項を整理しておく
申し送り時に伝えなければいけないことを事前にまとめておくと、スムーズに申し送りができます。
申し送りに慣れないときは、上司や先輩の申し送りを参考にするのがいいでしょう。
申し送りの時は、実際に起きた事実を伝えるだけでなく、自分の意見を伝えることも重要です。
ですが、事実と意見が混同して伝わってしまうと、相手の業務遂行に支障をきたしてしまうかもしれませんので、私の意見なのですがといった言葉を使うことによって、両者をきちんと区別して伝えなければいけません。
メモを書く
仕事中に起こったことを覚えておかなければいけませんが、仕事が忙しく伝えるべきことを忘れてしまうことがあります。
そうならないようにするためには、申し送りに必要な情報を、随時メモに書いておく必要があります。
メモに情報を追加していけば、申し送るべき内容の漏れを防ぐことができます。
まとめ
仕事を誰かに引き継いでもらうという場面において、申し送りは非常に重要な意味をもちます。
伝えるべき点を整理しておくことによって、後任者が不安を抱くことなく仕事を進められるようにしましょう。
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