コラム

ペーパーレス会議のルールとして定めたほうがいいものとは?

2023.03.18

サステナブルな社会になっている昨今、ビジネスの現場では、ペーパーレス化の動きが加速しています。

 

時代の変化によって、さまざまなものが電子化されていくことを実感しても、ペーパーレス化についてはよく分からないという方もいるのではないでしょうか。

 

企業のペーパーレス化の導入は、仕事の生産性の向上やセキュリティレベルの強化などが期待できます。

 

そこで、今回は、ペーパーレス化のルールについて解説します。

ペーパーレス会議の必要性が高まっている理由とは?

ペーパーレス会議の必要性が高まっている背景としては、世界全体で、サステナブルな社会に変化してきていることが挙げられます。

 

ペーパーレス化をすることで、紙や印刷にかかる印刷代だけでなく、作業コストも削減できますし、保管場所も不要になります。

 

また、情報を紙からデータに置き換えることで、従業員同士で、情報の蓄積や検索、共有がスムーズに行えるといったメリットもあります。

ペーパーレス会議のルールを決める前にすることとは?

ペーパーレス会議のルールは、導入方法や運用方法が定まっていなければ、決めることができません。

 

また、ペーパーレス会議を導入する意図やメリットを従業員に理解してもらう必要もあります。

 

ペーパーレス会議をする前にするべきこととは?

ペーパーレス会議を本格的に運用をする前にしておきたいことを見ていきましょう。

使用するツールを選定する

どのようなツール利用して、ペーパーレス会議をするのかを決めなければいけません。

 

ツールが決まらなければ、ペーパーレス会議のルール作りをできないからです。

 

ペーパーレス会議をするのに必要な機能があるもの、使用目的に適したものなどさまざまな面から検討して、最適なツールを選びましょう。

従業員にペーパーレス会議についての理解を深めてもらう

従来の会議に慣れている従業員にとって、紙の資料を使わないで会議を実施することは大幅な方針転換です。

 

会議は重要な決断を下す場でもありますから、すでに確立されている会議のやり方を変えることに難色を示す従業員が一定数いることも考えられます。

 

大きな変更は、従業員のモチベーションにも関わる問題になります。

 

ペーパーレス会議をする目的、どのような効果やメリットがあるのかを、従業員にしっかりと説明し理解してもらえるようにしましょう。

全社でペーパーレス会議をする前に、試しでペーパーレス会議をしてみる

すべての会議をペーパーレス会議にするのではなく、試しに、いくつかの会議だけペーパーレス会議にしてみるなど、ペーパーレス会議の運用テストをするといいでしょう。

 

ペーパーレス会議の運用テストをすると、そこから課題が見つかり、改善方法や新たなルール作りの必要性について把握できます。

事前にペーパーレス会議のルールを決めたほうがいい理由とは?

ペーパーレス会議は、従来の会議のスタイルと大きく変わるので、どのように会議に臨めばいいのかを決めなければ混乱してしまうかもしれませんので、事前にルールを決めておくといいでしょう。

 

また、ルールを決めておかなければ、ペーパーレス会議が思うように進まない可能性もあります。

ペーパーレス会議のルールで決めておいたほうがいいこととは?

ペーパーレス会議を実際に運用する前に、決めておくと便利なルールがありますので、以下に解説します。

会議で使う資料を、事前に従業員間で共有し閲覧する

会議が始まってから、資料をダウンロードしようとすると、通信トラブルでファイルを開けなくなる従業員が出てくるかもしれません。

 

会議の参加者全員が足並みをそろえるために、資料が閲覧できることを事前に確認することが重要です。

ペーパーレス会議にならないことはどんなことかを決める

会議のために紙資料を配るなど、ペーパーレス会議ですべきでないことを決めておかないと、ペーパーレス会議を適切に行えません。

 

そのため、従業員にどのようなことがペーパーレス化でない行為なのかを周知させましょう。

議事録の共有方法を決める

紙の議事録の代わりとして、ペーパーレス会議を録音したものを従業員間で共有することがあります。

 

ですが、機密情報など会議の内容によっては、録音を共有しない方がいい場合もあるでしょう。

 

録音できる内容と録音できない内容を事前に決めたり、録音できないものはどうするのかといったことを決めておきましょう。

 

ペーパーレス会議をしていくのであれば、議事録の作成の方法もペーパーレスで考えていく必要性があります。

 

録音ができない会議であれば、データなどで議事録を共有するといったように、必要に応じて適切な方法を決めておきましょう。

まとめ

ペーパーレス化すると、生産性の向上やコスト削減など、さまざまなメリットがあります。

 

ペーパーレス化を推進していくには、経営陣の導入に対する意欲だけでなく、従業員のペーパーレス化に関する理解も大きいため、社内セミナーなどでペーパーレス化の重要性を伝えるといいでしょう。

 

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