テレワーク実施前に決めておきたい社内ルール
2023.03.18
テレワークは、新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止や多様な働き方によって、たくさんの企業に導入されています。
テレワークは、従来の働き方とさまざまな部分で大きく異なるため、勤務場所・業務連絡の方法・承認の受け方など、テレワークの社内のルールなど整備しないといけないこともあります。
また、ルールは一度作成したらそれでいいのではなく、アップデートが必要です。
ルール項目は、例えば、勤務時間・評価方法・連絡方法・通信費の負担などが挙げられます。
テレワークは、オフィス勤務時には想定できなかったトラブルに直面する可能性がありますので、テレワークの実施前に、明確なルールを定めておきましょう。
テレワークを導入前に定めておきたいルールとは？
では、テレワークを導入前に定めておきたいルールを挙げてみましょう。
テレワークの対象となる従業員と場所
どの従業員が、テレワークの対象になるのかを明確にしなければいけません。
全従業員が納得できるルールを定めないと、テレワーク対象従業員とそうでない従業員との間で、不公平感が広がってしまう懸念があります。
そして、テレワークをする場所についても定めておきましょう。
ここを曖昧にしてしまうと、カフェや図書館など公の場で業務をする従業員が出てくるかもしれませんが、そのような場所で、テレワークをすると、セキュリティリスクが起こるリスクがあります。
テレワークの申請と承認方法
テレワークをしたい時、いつ誰に申請すればよいのかを決めます。
申請は本人が行うのか、それとも上司がするのかなど、誰にどのような手段で申請するのかを明確にしましょう。
従業員のメンタルケアにつながるコミュニケーション方法
テレワークを始めたばかりの従業員は、孤独感を感じやすいので、そのような状況に陥らないために、コミュニケーションツールを導入するのがいいでしょう。
どこにいても、電話やチャットなどでリアルタイムにやり取りできるため、従業員のメンタルケアだけでなく、さまざまな面でテレワークに役立ちます。
人事評価制度
オフィスでの勤務と異なり、テレワーク環境下で、従業員の仕事ぶりを直接見ることができないので、従来とは異なる人事評価制度を導入する必要があります。
オフィス勤務従業員とテレワーカーを公平に評価できる制度であることが、非常に大切です。
テレワーカーの多くは、仕事ぶりを上司に見てもらえないため、自分の仕事ぶりを正しく評価してもらえるのだろうかという不安を感じることがあります。
このような状況にならないようにするために、明確なルールを作りましょう。
勤怠管理
テレワークではタイムカードを押したり、IDカードで勤怠を管理したりできませんので、始業・終業時刻や労働時間をどのように管理すべきか検討する必要があります。
従業員数が多い場合、勤怠管理ツールの導入をおすすめします。
テレワークにかかる費用負担
テレワークを実施する場合、業務に必要な環境を整えなくてはなりません。
インターネット環境だけでなく、パソコンなどのデバイスやデスクなども用意する必要があります。
テレワーク前に、ルールを制定しておくとどんなメリットがあるのか？
では、テレワーク前に、ルールを制定しておくとどんなメリットがあるのか、見ていきましょう。
生産性の向上
テレワーク下で明確なルールを作ることによって、業務を可視化すると、従業員同士の連携強化にもつながるので、企業の生産性を向上させることになります。
従業員の不安を解消できる
テレワークを導入することになって、どうすればいいのか分からないといった不安を感じる従業員は、たくさんいるでしょう。
ルールを周知すると、従業員は、テレワークの問題やどのような対策を講じようとしているのか理解することができます。
それは、従業員が感じている不安を軽減することにつながります。
不公平な評価が少なくなる
テレワーク環境では、オフィス環境以上に周りの環境がわかりづらくなるため、規律を保ちづらい環境です。
そのことが相互の不信や不公平感を生みやすくしてしまいます。
明確なルールづくりをしておけば、オープンでフェアな職場に近くことができます。
まとめ
テレワーク未経験の従業員が多い会社では、テレワークを実施すると社内統制が取れなくなるというケースが少なくありません。
ですが、適切なルールを策定することで、従業員の生産性向上とワークライフバランス向上を両立させることができます。
テレワークを導入する場合は、テレワークのルール作りも重視するといいでしょう。
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