テレワークの導入をする際の課題とその解決策とは？
2023.03.18
テレワークは、働き方改革の取り組みとして、政府主導で推進されていたものですが、新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、多くの企業が導入しています。
ですが、テレワークを始めたいけど、どのように始めたらいいか分からないと悩んでいる企業は少なくないようです。
テレワークとオフィス勤務の働き方は、異なる働き方であることから、さまざまな課題が浮き彫りになってきています。
テレワークを導入する前に、テレワークの課題を洗い出して、事前に対策法を考えておくことが重要です。
今回は、テレワークの導入をする際の課題とその解決策について解説します。
テレワークを推進する際に起こる課題とは？
まず、テレワークを推進するためには、導入前と運用中に起こりがちなさまざまな課題を解決することが必要なため、テレワークを推進する際に起こる課題について解説します。
コストがかかる
テレワークを導入しようとすると、パソコンなどのデバイスや、遠隔での業務を可能にする業務用のITツールが必要になります。
また、安全なネットワーク環境の構築をしなければいけないため、まとまった金額の初期コストがかかります。
ITツールを使える必要がある
新しいツールを導入すると、使いこなすための時間が必要になります。
紙や電話などのアナログな業務ツールを使っていた従業員にとっては、ITツールを使いこなすことは難しく、業務効率が落ちる可能性もあります。
従業員によっては、ツールの使い方をサポートする人が必要になるかもしれません。
コミュニケーション不足
テレワークをすると、直接コミュニケーションを取る機会が非常に減ります。
テレワークでは、従業員同士のコミュニケーションは、ビジネスチャットやWeb会議によるのが基本です。
ビジネスチャットやWeb会議は、直接コミュニケーションを取る場合とくらべて、返事に時間がかかるので、気軽にコミュニケーションが取れる環境を構築することが必要でしょう。
テレワークに向かない業務がある
テレワークに向いていない業務があります。
例えば、現場に行かなければ仕事ができない建設の仕事は、全業務をテレワークに移行できません。
セキュリティ上のリスク
従業員が、オフィス以外の場所からアクセスするため、セキュリティ上のリスクが高まります。
従業員がテレワークで利用する環境が、高度なセキュリティを施した環境にいるとは限りません。
そのため、機密情報を漏洩しないために、従業員の仕事環境をハイセキュリティのものにすることが必須です。
テレワークのメリットとは？
テレワークの課題を見てきましたが、今度は、テレワークのメリットを挙げましょう。
従業員の確保
働き方が多様になってきている近年、育児や介護をしながら仕事をするスタイルが一般的になりました。
企業がテレワークを推進していると、遠隔地や海外にいる優秀な人材の確保もできるでしょう。
また、従業員が、育児や介護を理由に離職することを防ぐこともできます。
コストの削減
テレワークを推進すると、事務所家賃・紙代・交通費を削減できます。
長期的に見ると、テレワークを実現するために必要であった初期費用を上回る削減が可能となるでしょう。
ワークライフのバランスのとれた働き方ができる
従業員は、多様で柔軟な働き方やワークライフバランスのとれた働き方をすることができます。
また、通勤時間を削減できるため、満員電車のストレスを軽減することも可能です。
企業ブランドの向上
テレワークを積極的に推進する企業は、従業員のワークライフバランスを大切にする企業であると考えられています。
そのため、テレワークを推進する企業は、労働市場における競争力をあげることはもちろん、自社の商品やサービスのイメージ向上にもつながります。
テレワークを推進するためには、どのように課題を解決するのか？
課題を解決しテレワークを推進するためには、どのような解決策があるのでしょうか。
知っておきたいポイントをご紹介します。
コミュニケーションツールを取り入れる
メールや電話は業務時間を圧迫してしまう可能性が高いです。
例えば、メールの送信者は、文面の作成などに時間がかかりますし、電話は、通話中に他の業務ができないです。
スムーズなコミュニケーションを実現するために、メールや電話以外の方法を柔軟に取り入れるといいでしょう。
ペーパーレス化
書類や資料を紙で管理している場合は、ペーパーレス化しましょう。
資料はデータ化してクラウドストレージに保存するのがおすすめです。
これをしておくと、事務作業するためだけにオフィスに行く必要がなくなります。
テレワークに向いている業務の選別
テレワークに向いている業務と向いていない業務を選別しましょう。テレワークに向いている業務の一例は以下の通りです。
例えば、事務・テレアポ・クリエイターなど、1人で作業でき、セキュリティリスクが低い業種は、テレワークに向いています。
ビジネスチャットやWeb会議システムを導入する
ビジネスチャットは、メールや電話と同じ機能がついているものがありますが、メールのように、送受信に手間がかかることがありません。
また、Web会議システムは、インターネット環境があれば、どこにいても、ミーティングに参加できます。
テレワークに適した成果ベースの評価制度の導入
テレワークで、従業員のモチベーションを維持するには、正当かつ公平に評価する必要があります。
業務プロセスを重視する評価制度では働きぶりが見えず、正しく評価するのは難しいでしょう。
仕事でどのような成果を上げたのかは、テレワークでも明確にわかるので、公平に従業員を評価しやすくなります。
まとめ
テレワークは、会社・従業員双方にとってメリットが大きい働き方です。
ですが、導入しようとすると多くの課題を抱えてしまうこともあるでしょう。
従業員が、テレワークのメリットを理解し、積極的に課題解決に取り組むことが必要です。
テレワークをビジネス発展の基盤となる働き方と位置付けて、取り入れるようにするといいでしょう。
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