コラム

テレワークを阻む印鑑問題とは?

2023.03.18

テレワークが進む中、日本企業の文化とされてきた印鑑の問題が表面化されてきました。

 

 

テレワークを推進している企業で、印鑑を使う文化が根強く残っていると、押印のためにだけに出社しなければいけない事態が発生してしまいます。

 

今回は、テレワークを阻む印鑑問題について解説します。

テレワークにとっての印鑑の問題とは?

具体的にどのような問題があるのでしょうか。

 

以下で見てみましょう。

上司の承認が遅くなったり、契約が遅れる

契約書などに、上司の承認印が必要な場合、テレワークで上司が出社していないと、押印が遅くなります。

 

また、印鑑の手配に時間がかかってしまい、契約が遅れることがあります。

 

そのため、承認作業が進まない問題が生じてしまいます。

押印のためだけに出社が必要

契約書など、社印が必要な場合は、わざわざ押印のためだけに出社することがあります。

テレワークでの印鑑問題の解決方法とは?

それでは、テレワークでの印鑑問題を解決するには、どうしたらいいのか解説します。

電子印鑑を利用する

電子印鑑は、電子化した文書に押印できる印鑑です。

 

パソコンで押印をするため、どこにいても押印をすることができます。

 

実印が必要な場合は使えませんが、電子印鑑なら、社印やゴム印を使っている文書に使えます。

 

電子印鑑により、押印作業のために出社をする必要はなくなり、テレワークを実現することができます。

 

また、離れた場所で同時に押印することも可能であるため、担当者のスケジュール調整も省略できます。

 

さらに、印鑑を紛失してしまう心配もありません。

 

印鑑の代わりに、サインでもいいか確認する

法律的には、印鑑よりもサインが原則であるため、わざわざ印鑑を押さなくてもいい場合があります。

電子契約システムを利用する

電子契約システムとは、印鑑や書面を電子化するだけではなく、取り交わしもクラウド上で完結させることができるシステムです。

 

担当者が、書類を手渡ししたり、郵送をする手間が省けます。

まとめ

テレワークを推進するためには、電子印鑑だけではなく、電子契約システムを導入するようにしましょう。

 

印鑑を押すために出社しなければいけなくなると、業務が効率化がされず、テレワークの推進を妨げてしまいます。

 

テレワークをしていなくても、手間がかかり、非効率的です。

 

印鑑問題を解決するためには、印鑑を電子化することや電子契約システムを導入することが最も簡単な解決策ですので、検討してみてはいかがでしょうか。

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