コラム

タスク管理が苦手な原因と解決策

2023.03.16

タスク管理を怠れば進捗が把握できず、期日に遅れるなどの重大なトラブルも起こりかねませんので、業務を滞りなく進めるためにはタスク管理が必要です。

 

つまり、タスク管理は社会人にとって必要なスキルの1つです。

 

タスク管理がうまくできると、業務がスムーズに進められるようになり、周囲からの信頼度が上がります。

 

ですが、「タスク管理をしているのにうまくいかない…」「タスク管理が苦手…」と、悩まれる方は少なくありません。

 

そこで、今回は、タスク管理が苦手な原因と解決策を解説します。

 

タスク管理が苦手で適切にできていない原因を理解し、タスク管理の方法を見直して改善しましょう。

タスク管理ができないことによる弊害とは?

まず、タスク管理ができないことによる弊害を解説します。

 

タスク管理が苦手なままでは、業務に悪影響を及ぼすので、早急に改善した方がいいでしょう。

スケジュール管理がうまくいかない

タスク管理ができないと、スケジュール管理もうまくいきません。

 

自分がやるべきタスクを把握しきれていなかったり、優先順位がつけられずにタスクを溜めていたりすると、計画的にタスクをこなせなくなってしまいます。

 

その結果、スケジュールの漏れが起こりやすくなり、優先すべき重要な仕事に時間を割けなくなってしまいます。

チームで進捗を共有できない

タスク管理が苦手だと、チームの進捗の共有に悪影響を及ぼします。

 

タスクを適切に管理していなければ、情報の抜けや漏れがある状態で、チームで情報を共有する可能性があります。

 

このような状態では、タスクの納期遅れにもつながりかねません。

タスク管理が苦手な人に共通する原因とは?

タスクの粒度が大きい

抱えるタスクの量が多すぎると、1つのタスクに対しても適切に処理することができず、締め切りに間に合わなくなる可能性が出てきます。

 

タスクの量が多くなりがちな人は、タスク量の見直しをし、締め切り日を延ばしたり、他の従業員に仕事の振ってもらった方がいいでしょう。

頭の中でタスク管理をしている

タスク管理ができない人は、タスクをどこにも記録せず、自分の頭の中で記憶しようとします。

 

人の記憶は時間が経つと、重要事項でも忘れてしまう可能性があります。

 

そのため、業務量が増えたり、急ぎの業務が舞い込んでくると、ますますタスク管理がうまくできず、タスクの抜け漏れやミスにつながりやすくなります。

タスクの見積もりが曖昧になっている

タスク管理が苦手なのは、タスクにかかる時間の見積もりが曖昧なのも原因です。

 

時間の見積もりが曖昧では、想定よりも時間がかかってしまいやすいので、タスクを予定通りに処理できません。

 

したがって、タスクを設定するときには、期限と所要時間を明確にしましょう。

 

コミュニケーションが不足している

仕事でコミュニケーションが不足すると、タスクに関する認識の擦り合わせや情報共有が減ってしまい、重大なミスにつながる可能性が高まります。

 

逆に、コミュニケーションが活性化すると、情報共有が円滑になるほか、雑談や仕事の悩みが話しやすくなり人間関係が良好になります。

 

タスク管理を適切に行うには、縦と横のコミュニケーションを積極的に行うことが重要です。

タスク管理ができるようになるポイントとは?

タスク管理の苦手な人がタスク管理ができるようになるポイントについて、見てみましょう。

タスクを細かく洗い出す

仕事を業務ごとに細かく洗い出すことで、タスク管理が行いやすくなります。

 

タスクを洗い出すには、できる限り粒度を小さくするのがポイントです。

 

タスクを見たときに、具体的に何をすればいいのかを理解できる程度まで小さく洗い出すようにしましょう。

タスクに優先順位をつける

タスク管理が上手な人は、タスクに優先順位をつけて、効率的に業務を進めています。

 

優先順位をつける時のポイントは、重要性と緊急性の2項目に分けることです。

 

タスクに優先順位をつけて処理すれば、限られた時間内で効率的に業務を進められます。

タスクを整理する

業務に取りかかる前に、タスクを整理しましょう。

 

事前にタスクを整理しておけば、全体の流れを確認したうえで業務を始められるからです。

 

その結果、無駄な作業を省けたり、抜け漏れを防ぎやすくなったりするので、より効率的にタスクを進められます。

スケジュールに余裕を持たせる

仕事を円滑に進める上で重要なのが、余裕を持ってスケジュールを立てることです。

 

仕事は予定通りに進むとは限らず、急な仕事が入ってきたり、予想していなかったトラブルが発生したりすることがあります。

 

そのため、タスクは、変更が生じるため、何かあったときには柔軟に対応できるようにしておきましょう。

タスク管理ツールで効率化を図る

タスク管理ツールには、数多くのツールがあります。

 

カレンダーもタスク管理に便利なツールです。

 

カレンダーにタスクの記載をすると、納期や打ち合わせの日程が一目でわかり、タスクの忘れを防ぐことができます。

苦手なタスク管理がアプリで改善する理由とは?

タスク管理ができないと悩んでいる方は、さまざまな機能がついているタスク管理ツールを利用するのがおすすめです。

 

ここでは、オンラインで利用できるタスク管理ツールのメリットを解説します。

 

タスク管理がアプリで改善する理由は、タスクの設定や共有の手間が省けることです。

時間と場所にかかわらず操作できる

オンライン上でタスク管理ができるツールは、インターネット環境とデバイスがあれば、場所や時間に関係なく業務を遂行できるのが大きな魅力です。

 

また、リアルタイムで情報の共有が可能で、タスクの内容確認や資料の添付まで、仕事に必要な情報の共有をスムーズにすることができます。

タスクの見える化と優先順位づけができる

タスク管理ツールを使えば、個人のタスク管理をしながらチーム全体のタスクの確認ができるので、「誰が今何をしているのか」「納期間近なタスクはどれか」など、全体の状況の把握がしやすく大変便利です。

 

また、メモ書きやリマインダー機能などを利用して優先順位をつけて可視化しておけば、最優先で処理するタスクや、処理すべきタスクの把握ができ、タスク管理がしやすくなります。

まとめ

タスク管理が苦手な人は、キャパオーバーになるほどタスクを詰め込み過ぎてしまう傾向があります。

 

また、すべてのタスクを記憶しようとするため、抜け漏れが起こってしまうのも原因のひとつです。

 

以上のような苦手意識を解決するには、タスクの作成から共有がリアルタイムででき、使い勝手がいい「タスク管理アプリ」がおすすめです。

 

タスク管理アプリを使って、苦手なタスク管理を効率化し、プロジェクトを円滑に遂行しましょう。

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