コラム

テレワークで残業が増える原因と対策

2023.03.15

テレワークを導入する企業が増えていますが、「テレワークを導入したら残業時間が増えている。」「テレワーク下での業務効率を上げたい。」といった、オフィス勤務時にはなかった課題が、浮き彫りになってきました。

 

テレワークをすると、従業員の勤怠管理が難しいため、オフィス勤務より残業時間が増える可能性があります。

 

そこで、今回は、テレワークで残業が増える原因と解決策について解説します。

テレワークで残業が増える原因とは?

なぜテレワークをすることによって、残業が多くなってしまったのでしょうか。

 

その理由について見てみましょう。

 

 

オンオフの切り替えが曖昧になる

オフィスに出社して仕事をすると、勤務時間が決まっているため、出社と退社によって、オンオフの切り替えができます。

 

ですが、テレワークでは、他の従業員が周りにいないため、仕事を始めるタイミングをうまくつかめなかったり、集中力が下がる可能性があります。

 

このように、テレワークをすると、適切な時間管理がされず、仕事とプライベートの境界が曖昧となってしまいます。

コミュニケーション不足により、情報が共有されにくい

テレワークをしている場合、従業員同士の連絡は、メールによることが多いです。

 

ですが、メールの送信前に、メールの内容をチェックしたり、受信者の返答を待つのに、ロスタイムが生じてしまいます。

 

そのような時間は非常に多く、そのせいで残業になってしまうことがあります。

 

また、社内の情報共有のために、Web会議やチャットツールを利用する企業がたくさんあります。

 

ですが、ツールが使いづらかったり、従業員がツールに苦手だと、情報共有をする前に、ツールを使うことに、時間がかかることがあります。

勤務状況が管理できない

テレワークでは、従業員が出社しないので、上司が部下の働いている姿を見れないため、上司が部下を管理しにくい状況になりがちです。

 

勤怠管理がしっかりできていないと、隠れ残業や仕事をさぼることが起こる可能性があります。

テレワークの残業を減らすには?

では、テレワークの残業を減らすには、どうしたらいいのか見ていきましょう。

テレワーク専用の業務ルールを定める

オフィス出勤での業務ルールとは違う、テレワーク専用の業務ルールを定めるといいでしょう。

 

例えば、テレワークで仕事をする時、自宅から、会社のシステムにアクセスすることがあります。

 

ですが、業務時間外でも、会社のシステムにアクセスできると、勤務時間を超えて働くことになってしまいます。

 

土日祝日などの休日と深夜は、会社のシステムにアクセスできないように設定することで、時間外勤務を回避するようにするといいでしょう。

 

また、ルールがあると、休日出勤や過度な残業を減らすことができるだけでなく、決められた時間までに仕事を終えなければいけないため、集中力が上がる可能性もあります。

労働時間を管理する

労働時間を徹底的に管理する必要があります。

 

例えば、勤怠管理システムを導入して、勤務時間を把握できるようにするといいでしょう。

 

また、残業する場合は、残業前に、上司に申告するというルールを定めておくといいでしょう。

 

テレワークで仕事をするとき、社内のシステムに外部からアクセスすることが多いです。

 

ですが、業務時間外でもアクセスができてしまうと、勤務時間を超えて働くことができてしまいます。

 

土日祝日や深夜は、社内システムにアクセスできないようにして、時間外労働が発生しないようにしましょう。

 

これにより、決められた時間までに業務を終えなければいけないという集中力を引き出すことができるでしょう。

業務内容や結果を従業員間で把握できるようにする

業務内容、進捗や結果を可視化して、他の従業員と共有できる仕組みを構築してみましょう。

 

このようにすると、従業員同士が監視できるし、業務に遅れが出ている場合、他の従業員がフォローがしやすくなり、チームワークの向上にもつながります。

まとめ

テレワークをしていると、上司が部下の仕事を見ることができないので、残業の状況がわからなかったり、問題意識が希薄になってしまいます。

 

上記に書かれた内容を参考にして、残業を削減し、集中して仕事をすることによって、業務効率と生産性を高めれるようにしましょう。

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