テレワークによるコミュニケーション不足の解決方法について
2023.03.09
テレワークが推進されると、コミュニケーション不足による業務効率の低下をおそれて、テレワークの導入に踏み切れない企業が多くあります。
今回は、テレワークによるコミュニケーション不足の問題と解決方法について解説します。
テレワークでコミュニケーションが不足する原因とは？
テレワークでは、オフィス出勤がないため、従業員同士が顔をあわせて仕事をする機会がなく、仕事についての意思疎通をしづらいことが多々あり、不安を抱いている人が多くいます。
同じ職場で仕事をすると、相手と対面して顔を見ながら話ができますので、相手の話だけでなく、相手の表情やしぐさ、声のトーンなどから読み取れる情報もたくさんあります。
ですが、テレワークでは、メールやチャットなど、文字でやり取りするため、相手から得られる情報が少なくなってしまいます。
テレワークは、対面と比べコミュニケーションの機会が大幅に減るため、チームとして一丸となって仕事をすることが難しいこともあります。
テレワークでコミュニケーションが不足する原因について見てみましょう。
やりとりにタイムラグが発生する
全従業員がオフィスに出勤していれば、会話や会議を通じた交流ができますが、テレワークだとメールなどに頼ることが多くなります。
対面できれば、すぐ質問や回答ができますが、メールだと即時の確認や返信は難しくなります。
そのため、夕方に送ったメッセージの返信が翌日朝にようやく返ってきたりと、やりとりにタイムラグが生じてしまいます。
やりとりで生じるタイムラグのストレスが強くなると、コミュニケーション量の低下を引き起こします。
メールなどのツールでのやりとりに慣れていない
テレワーク導入前は、従業員が対面で意思疎通をしていました。
ですが、テレワークでは対面でのやり取りが減り、メールやチャットなどツールを使ったやりとりが増加します。
ツールでのやりとりに慣れないうちは、以下の問題が生じてしまうことがあります。
・メッセージに気づかない
・返信が遅い
・相手の考えが文章から読み取れない
・メッセージの作成や理解に時間がかかる
このようなことは、コミュニケーションの質と量を低下させて、職場の生産性にも影響するため、早めに対策した方がいいでしょう。
内容が業務に関係するものに限定される
テレワークをすると、相手の状況が分からないため、気軽なやりとりがしにくくなります。
雑談などで相手の時間を取ることを遠慮したり、やりとりが記録されないようにするために、業務以外の話を敬遠してしまいがちです。
一度に伝えられる情報量が少ない
テレワークでは、メールなどのテキストによって、コミュニケーションをします。
対面での会話と比較すると、1回のやりとりで伝えられる情報は少ないにもかかわらず、文面を作成するのにかなり時間がかかります。
ツールを使いこなせない
テレワークをすると、仕事に必要なツールを使いこなせなければいけません。
メールやチャットだけでなく、Web会議など複数のツールが必要な職場もあります。
新しいツールを使いこなせなかったり、ツール利用に対するルールが規定されておらず、トラブルが出てしまい、コミュニケーション頻度が少なくなってしまうこともあるでしょう。
コミュニケーション不足を解消する方法とは？
今度は、職場におけるコミュニケーション不足の対応策を見ていきましょう。
コミュニケーション不足は、複合的な原因によることが多いため、小さな改善を積み重ねていくことが重要です。
コミュニケーションツールの導入
テレワーク時のコミュニケーションを改善するのに、Web会議システムやチャットツールなどを導入するといいでしょう。
導入するだけでは、コミュニケーション改善にならないので、ツール利用のノウハウを共有したり、ルールを周知しましょう。
1on1ミーティングの実施
雑談やのコミュニケーション不足の解決策として、1on1ミーティングが注目されています。
1on1ミーティングとは、定期的に上司と部下が1対1で話をする時間のことです。
テレワークでは、通常、1on1ミーティングは、Web会議で行います。
1on1ミーティングは業務上の話だけでなく、気軽な近況報告、雑談もできる場になるように意識しましょう。
従業員共通の出社日の設定
テレワークを実施していても、定期的に出社日を設けておけば、従業員同士が顔を合わせることができます。
顔を合わせておくと、テレワーク時であってもコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。
業務・進捗・課題の共有
オフィスで仕事をしている時は、業務の進捗確認ができますが、テレワークでは目視による確認ができません。
そのため、チャットやメールなどで、こまめに進捗などの情報共有をする必要があります。
また、従業員の課題や悩みについては、1対1でミーティングする場を設けて、上司と部下が積極的にコミュニケーションをとるようにすることが大切です。
目標の明確化
チームでプロジェクトを進めていく場合、目標が明確になっていないと効率的に仕事ができません。
文面でプロジェクトを説明するのが難しい場合、オンライン会議でスライドや画像を使いながら目標を共有してみましょう。
まとめ
テレワーク時のコミュニケーション不足は、複数の原因が重なって生じているため、容易に解決できません。
ですが、企業が、ツールを導入し、ITリテラシーの向上などに取り組むと改善されます。
まずは、自社における課題を明確にして、対策をしていきましょう。
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