コラム

グループメールとは?

2023.03.08

グループメールとは、メールを一斉送信するメーリングリストや㏄送信とは違い、1つのメールアドレスから、他のメールアドレスへメールを共有するため、メールの未読・既読、返信内容といった、すべてのやりとりをメンバー間で確認することができます。

 

プライベートでよく使われているメールでも、CCとBCCを使って、一定のグループにメールを送ることができますが、やりとりは、1対1に限られます。

 

そのような仕様のため、グループ内でのやりとりをメンバー間で共有しにくく、グループメールと比べると、不便です。

 

例えば、GoogleのGoogleグループやサイボウズのメールワイズなどが、グループメールとして、よく知られています。

 

今回は、グループメールについて解説します。

グループメールのメリットとは?

グループメールには、さまざまなメリットがあります。

情報の共有がスムーズにできる

チームによるプロジェクトを担当する場合、各担当者と1対1でやり取りをすると、情報の行き違いや認識のずれが生じて、問題になってしまう恐れがあります。

 

ですが、グループメールを使うと、どの担当者がメールを読んだかが分かる既読情報や担当者の返信内容も確認することができるので、迅速に情報共有ができます。

機能が豊富にある

グループメールは、通常のメールよりも機能が豊富にあります。

 

メールを読んだかどうかを確認できる既読機能、返信や回答内容を確認できる機能、タスク管理機能などが挙げられます。

 

グループ内で情報を共有して、タスクの進捗状況を確認することもできるので、仕事が滞ることがなく、うまく進めることができます。

メンバーとで意見交換ができる

通常のメールは、1対1でのやり取りになりますが、グループメールを利用すると、メンバー全員が意見を出し合うことが可能となります。

 

会議をするほどではない、ちょっとした話し合いをしたり、メンバーの意見を簡単にまとめることができるため、時間短縮や効率アップにつながります。

グループメールを利用するときの注意点とは?

では、今度は、グループメールを利用するときの注意点について見てみましょう。

差出人の記載がない

Gmailなどのフリーメールをグループメールとして使うと、デフォルトのままでは差出人が明記されないことがあります。

 

そのため、メールを送信する前に、設定を変更して差出人を明記する必要があります。

 

メール内に署名を入れて差出人名を記載するといいでしょう。

情報漏洩などのセキュリティリスクがある

ウイルス感染や情報漏洩などのセキュリティリスクの問題があります。

 

グループを作るときに、メールアドレスをきちんと設定しないと、メンバー以外の人に情報を誤送信してしまい、情報が外部流出する恐れがありますので、メールアドレスの設定は慎重にしましょう。

 

また、無料で使えるグループメールは便利ですが、セキュリティ面に不安があります。

 

そのため、会社でグループメールを使う場合は、セキュリティ面を考慮して、有料サービスを利用する方がいいでしょう。

まとめ

Googleのグループメールのデフォルト設定は、誰でも閲覧できるため、情報が流出してしまう恐れがありますので、利用前に公開範囲の変更をした方がいいでしょう。

 

変更の権限は、グループオーナーが持っています。

 

グループメールを使うと、チーム内での情報共有がしやすいので、利用して、業務効率を上げましょう。

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