FAXの誤送信の原因とは？対応法と防止策について解説
2023.08.28
メールやチャット、SNSで取引先とやり取りしている企業が多くありますが、FAXを利用している企業は少なくありません。
FAXは、FAX番号を入力するだけで簡単に書類を送信できますが、番号の入力ミスや送信書類を間違えてしまうと、誤送信が生じ、トラブルに発展することもあります。
そのため、FAXを送る際は、機密情報が漏えいしないように注意しなければいけません。
今回は、FAXの誤送信が起きる原因や対策について解説します。
FAXの誤送信が起きる原因
なぜFAXの誤送信が発生するのでしょうか。
FAX誤送信の主な原因は、ヒューマンエラーです。
FAXの誤送信が発生する原因について解説します。
送り先の番号の入力を間違える
FAXを送る時、登録した送信先でなければ、送信先のFAX番号を手動で入力します。
FAX番号の入力間違いをしてしまうと、誤送信してしまいます。
誤送信を減らすために、送信先のFAX番号に入力間違いをしてないかどうかを、送信スタートボタンを押す前に確認しましょう。
違う書類を送信する
FAXで複数の送信先に書類を送ることがあります。
書類１枚を送信する場合、送信先の書類を間違えることはありませんが、複数の書類をFAXする場合、本来送るはずの書類とは違う書類を送るという誤送信をすることがあります。
アドレス帳の登録が間違っている
FAXに登録しているFAX番号が間違っていると誤送信が起きます。
FAX番号登録は便利な機能ですが、アドレス帳の登録ミスによる誤送信を防止することは難しいため、必ず登録されている番号が正しいか確認しましょう。
FAXの誤送信で発生するリスク
情報漏洩
FAX番号を間違って入力したり、FAX番号登録を間違えていると、社内の機密情報や個人情報などが漏洩するリスクがあります。
社外秘の情報が第三者に渡ってしまうと、悪用されたり拡散されたりする可能性もあります。
そうなると、取引先からの信用が失墜し、今後の営業活動に支障が出てしまいます。
誤送信に気づかず対応が遅れる
誤送信したことに気づかないこともあります。
誤送信したことに気づかなければ、対応が遅れて、問題が大きくなるでしょう。
会社の信用を失う
FAXの誤送信が起こった時の対応
お詫びの連絡をする
誤送信した人の調査や原因を確かめる
誤送信した犯人を割り出して責任を問うのではなく、原因を突き止めて誤送信の防止策に取ることが重要です。
誤送信の再発防止の対策を検討する
誤送信が起きた原因が判明したら、再発防止策を検討しましょう。
例えば、以下の防止策が挙げられます。
・取引先を短縮番号に登録する
・送信時は二重チェックを実施する
・FAXの周辺には紙資料を置かない
対策を検討したら、従業員に周知し、実施しましょう。
FAXの誤送信防止策とは
FAXの誤送信をなくすには、どのような工夫をするといいのでしょうか。
FAXの誤送信防止策について解説します。
マニュアルを作る
FAX送信前の確認事項についてのマニュアルを作りましょう。
担当者が、宛先やFAX番号、アドレス帳を確認するとなると、担当者の負担が大きくなり、送信ミスが起こりやすくなります。
そのため、FAX送信時のマニュアルを作って、複数の従業員でチェックすれば、担当者の負担が減り、誤送信を未然に防ぐことができるでしょう。
マニュアルは、いつでも確認できるようにすると、誤送信が起きた時に、原因の究明が素早くできます。
インターネットFAXを使う
まとめ
FAXの誤送信の原因は、送信先のFAX番号の確認不足や入力ミスといったヒューマンエラーが大半です。
FAXを誤送信してしまうと、機密情報の漏洩や会社の信用低下につながるおそれがあります。
そのため、FAXの誤送信に気づいたら、お詫びの連絡をして、誤送信の原因を調査して再発防止の対策をする必要があります。
誤送信を防ぐために、マニュアルを作ったり、セキュリティ対策ができるインターネットFAXを活用するなど、ミスが起きない環境を整備しましょう。