テレワークでの秘書の働き方について解説
2023.08.23
「社長のそばで仕事をしている」「オフィスで待機している」というのが、多くの方が持っている秘書の仕事のイメージですので、秘書がテレワークをすることが難しいと思っている方は少なくないようです。
ですが、働き方改革が推進され、秘書にもテレワークがあることはご存じでしょうか。
リモートアシスタントという働き方で、出社しないで、オンラインで自宅で秘書として働いている人がたくさんいるのです。
今回は、テレワークでの秘書の働き方について解説します。
秘書の役割とは
秘書の役割は、企業の経営陣や管理職の業務の総合的なサポートをすることです。
秘書が必要かどうかは、企業によって異なります。
社長であっても秘書を必要としない企業もありますし、逆に、部長にも秘書がついて業務をサポートする企業もあります。
秘書の業務内容
スケジュール管理
資料作成
テレワークをしていても、上司からの適切な指示があれば、自宅で資料を作成することは問題なくできます。
請求書や領収書の発行
出張時の交通機関と宿泊先の予約
商品や郵便物の発送
SNSの投稿
SNSやWEBサイトで情報発信することは、企業の集客やブランディングに直結する重要な仕事だからです。
テレワークの秘書に求められるスキル
資格は仕事の可能性を広げることができますが、秘書の仕事をするために必要な資格はありません。
ですが、必須条件としているスキルを求めている企業は多くあります。
では、どんなスキルが必要なのか、見てみましょう。
パソコンのスキル
秘書は、オフィスワークが多いため、基本的なパソコンのスキルが求められます。
WordやExcelといったOfficeソフトを使えることが前提になります。
また、経理ソフトやWeb会議アプリなどを使用している企業が多くあるため、使用経験のないソフトやツールに苦手意識を持たずに順応できることも、秘書に望まれる能力と言えるでしょう。
秘書の仕事は、パソコンを使った仕事がメインであるため、インターネット環境が整っている必要があります。
コミュニケーションスキル
上司や取引先とやり取りをしなければいけないため、スムーズにコミュニケーションを取れる必要があります。
オフィス勤務と同様に、報連相や敬語の使い方ができていなければいけませんが、メールやチャットで連絡を取るため、テキストコミュニケーションを磨いておく必要があるでしょう。
スケジュール管理能力
スケジュールを管理できる能力も必要不可欠です。
適切なスケジュール管理ができると、スケジュールの漏れやダブルブッキングを防ぐことができます。
柔軟な対応力
秘書は、業務内容が多岐にわたっているため、想定外の事態が起こることもあるでしょう。
問題やトラブルが起きても、慌てず臨機応変に対応できる柔軟さが求められます。
秘書がテレワークをするメリットとは
時間の拘束がない
服装を気にしなくていい
コミュニケーションが取りやすい
まとめ
今回は、テレワークでの秘書の働き方について解説しました。
秘書の仕事というと、社長に付き添って仕事をするイメージを持たれている方も多いでしょう。
ですが、テレワークの導入によって、在宅でも秘書の仕事ができるようになりました。
自宅にいながら、仕事ができるということは、ビジネスの視野を広げることにもつながりますので、秘書の仕事にテレワークを導入してみてはいかがでしょうか。