テレワークでの面倒な日報を解消する方法とは
2023.08.10
テレワークの導入によって、上司が部下の仕事を把握するために、業務報告をする日報を活用している企業が多くあります。
ですが、毎日、日報を書かなければならず、作成に手間と時間がかかるので、戸惑ったり、面倒に思う人も少なからずいるのではないでしょうか。
ですが、日報をうまく活用すると、自分の成長に気づけたり、課題を見出すことができます。
今回は、日報を書くことが面倒な理由やその解消方法について解説します。
日報を面倒だと感じる理由とは
毎日日報を書きながら、面倒だなあ・・・と思っている方は多いでしょう。
ですが、なぜ日報を書くことが面倒なのか考えたことはありますか？
日報を書くことが面倒である理由について、見てみましょう。
書くことに時間がかかる
日報を書くことに時間がかかってしまうことが、日報が面倒だと思う理由として挙げられます。
日報は、業務終了後に書くものです。
仕事が終わって、疲れている時に、素早く書くことができなかったり、早くプライベートの時間を楽しみたいなどと思って、書く気がしないため、時間がかかってしまいます。
日報に意義を見い出せない
日報に意義を見い出せないことも、日報が面倒だと思う理由の1つです。
毎日、日報を書くため、マニュアルワーク化してしまって、提出することが目的になってしまいがちです。
そのような状況では、日報を作成する意義を感じられません。
どうして日報を書いているのかがよくわからないので、日報を書くことが面倒だと感じてしまいます。
日報に書くことがない
どんなことを日報に書けばいいかわからないことも、日報が面倒だと思う理由です。
毎日同じ業務に取り組んでいると、特段新しく携わった業務がないため、何を書けばいいのか分からないと感じてしまいます。
書くべき内容をひねり出すことは、苦痛に感じることもあるでしょう。
テレワークで日報を導入するメリットとは
上記で、日報を書くことは面倒だと感じている理由について解説しましたが、面倒にもかかわらず、なぜ企業は日報を取り入れているのでしょうか。
日報のメリットについて解説します。
コミュニケーション不足を解消する
テレワークをすると、上司や他の従業員と顔を合わせることがないため、コミュニケーション不足になりがちです。
ですが、毎日日報を提出することによって、仕事についてのやり取りができるため、コミュニケーション不足の問題を解消できます。
仕事の質問などを日報に書いて、上司から、フィードバックを受けられるようにするといいでしょう。
ミスが見つかりやすくなる
日報で、その日に行った業務内容を報告すると、上司が、自分が気がつかなかったミスに気づくことがあります。
仕事が完遂する直前にミスが発覚するより、途中経過でミスが発覚する方が、軌道修正がしやすくなり、納期遅れなどのトラブルを未然に防ぐことが可能になります。
テレワークでは、仕事の進捗が把握しづらいため、日報で細かく情報を共有すると、トラブルを防止し、業務効率が上がります。
オンとオフの切り替えになる
テレワークをすると、仕事とプライベートの境界が曖昧で、オンとオフの切り替えできないことがあります。
そのため、業務終了直前に日報を書くと、今日の仕事はこれで終了と、日報がオンとオフの切り替えスイッチになって、仕事の達成感につながります。
また、日報提出後は、仕事がしにくくなるため、長時間労働を回避することも可能になります。
プライベートを充実させるためにも、業務終了直前に日報を書くといいでしょう。
日報の面倒を解消する方法とは
日報用のテンプレートを作る
日報が面倒と思ってしまうのは、日報に何を書いたらいいのかわからないためです。
そのため、日報用テンプレートを作って、日報作成に時間がかからないようにするといいでしょう。
テンプレートがあると、テンプレートの必要欄に記入していけばいいので、何を書いたらいいのかと悩む時間がなくなるでしょう。
また、上司側からすると、テンプレートで書くべき項目が明確に分けられている方が、短時間で日報を読み終えれるでしょう。
定期的に過去の日報を読む
日報を書くことが目的になってしまうと、日報の意義が分からず、ますます面倒になってしまうでしょう。
過去の日報を読んで、自分の成長や改善点を把握すると、積極的に日報を書くことができるようになるでしょう。
その日の業務内容を日報に書くだけでなく、過去の日報を振り返ることで、次の目標を見つけられるかもしれません。
上司が日報の欠点を指摘しない
上司は、部下の日報について欠点を指摘するのではなく、フィードバックをすることが重要です。
上司は、日報に書かれた業務内容、成果や改善点に対して、フィードバックすると、部下は、何をすればいいのかが分かります。
そうすると、日報が提出するだけの作業にならずに、部下は仕事への意欲を高めることができます。
まとめ
日報は、毎日行わなければいけないため、面倒だと思いがちです。
ですが、日報は、テレワーク中の従業員の業務進捗を把握する上で重要です。
また、日報は、自分の成長を知るきっかけとなったり、課題を見い出せるため、うまく活用するといいでしょう。
日報の作成に、手間や時間がかかっていては、業務への支障が出てくるため、自分にあった方法で日報を書きましょう。