社外への引き継ぎメールの書き方とは？
2023.07.23
人事異動、退職、産休などで仕事の担当者が変更になる場合に、引き継ぎメールを送ります。
また、自分が前任者に代わって、新たに担当することになり、引き継ぎメールを送る機会もあるでしょう。
引き継ぎメールの例（前任者）
担当者の変更をお知らせする引き継ぎメールでは、取引先を不安な気持ちにさせないようにする必要があります。
取引先は、「業務は予定通りに進行されるのか」「漏れることがないように仕事ができるのか」といった事を心配することがあるからです。
では、引き継ぎメールの例をご紹介します。
人事異動の例（前任者）
人事異動の例（後任者）
引き継ぎメールを送るときのポイント
適切なタイミングでメールを送る
担当者が変更することになった場合、前任者が担当者変更の旨やその理由、後任者についてなどを記載したメールを送ります。
その後で、後任者が着任の挨拶メールを送ります。
メールを送るタイミングについてですが、担当者変更が決定したら、できるだけ早く送りましょう。
連絡が遅くなると、取引先は、急に担当者が変わったと不安になるからです。
担当者変更の理由と日付は、簡潔にわかりやすく書く
いつ、どのような理由で、担当者が変わるのかついて、簡潔にわかりやすく書きましょう。
担当者が変わる理由を記載しないと、相手は不信感を持つからです。
担当が変わっても、今後の取引に支障がないことを記載すると、取引先に安心してもらえます。
変更の理由を詳しく説明する必要はありませんが、異動や退職といった情報は、取引先に分かりやすく簡潔に伝えましょう。
[担当者変更の理由の例]
・弊社の人事異動に伴って
・産休のため
[担当者変更日の例]
◯月◯日付けでと記載するといいでしょう。
取引先それぞれに、個別メールを送る
CCやBCCを使った一斉送信メールで、引き継ぎの連絡をすることは絶対にしてはいけません。
個人情報の漏洩だけでなく、相手への敬意を欠いてしまうからです。
メールの文面を、取引先によって変える必要はありませんが、宛先は個別に設定する必要があります。
感謝の気持ちを文面に添える
引き継ぎメールを送る際には、どんな内容のことを伝えればいいのか悩んでしまって、感謝の気持ちを伝えることを忘れてしまうことがよくあります。
ですが、自分の言葉で、お礼のメッセージを書いておくといいでしょう。
「最後にはなりますが、」という文言を使うといいでしょう。
後任者の挨拶メールで注意すべき点とは
後任者が、引き継ぎメールを送る際に、注意すべき点について解説します。
相手が不安に思ってしまう内容を書かない
未経験、不慣れといった謙遜する言葉を使うと、取引先は、「前任者と同じように円滑に仕事ができるのか・・・」と不安を感じてしまい、スムーズに引き継ぎができなくなってしまうかもしれません。
そのため、取引先が、後任者の能力に疑念を持ってしまうような消極的な言葉は使わないで、意欲を感じさせる文面を書きましょう。
簡潔に自己紹介をする
後任者が送る引き継ぎメールは、挨拶として簡潔に自己紹介をしておくといいでしょう。
前任者や異動の理由についてネガティブなことは書かない
後任者の引き継ぎメールは、業務の一環としてするため、前任者と自社のネガティブな要素を取引先に言ってしまうと、取引先との関係に悪影響を及ぼしかねません。
そのため、前任者との関係がよくなかったり、気の進まない異動であったとしても、それを文面に書かず、仕事への意欲を印象づける文面を書きましょう。
まとめ
今回は、異動、退職、産休などで担当者が変わる際に送る、引き継ぎメールの書き方について解説しました。
引き継ぎメールは、前任者や取引先など配慮しなければいけないことが多くあります。
そのため、今後も、取引先と良好な関係が続くようにするために、業務を引き継ぐだけではなく、信頼も引き継ぐという意識でメールを作成して、取引先との関係をよりよいものにしましょう。