メールが届いたかの確認電話は必要？確認電話を減らす方法について解説

コラム

2023.07.12

「メールを送った後に、電話をする必要はあるのかな？」と思っている人は少なくないようです。

ビジネス上のやり取りとして、多くの人がメールを使っています。

一般的に、メールを送信したら、電話で確認する必要はありません。

ですが、場合によっては、電話確認が必要なケースもあります。

今回は、メールが届いたかどうかの電話確認の必要性や減らす方法について解説します。

メールが届いたかどうかの電話確認とは？

メールが届いたかどうかの確認電話とは、相手に送ったメールがきちんと届いているかを電話で確認することを意味します。

送受信エラーが発生しなければ、メールは問題なく送受信できています。

ですが、相手から返信がない時に、メールが届いたかどうかの電話確認をすることがあります。

また、ビジネスマナーとして、メールが届いたかの電話確認を慣習的にしている人もいます。

メールが届いたかどうかの確認電話をする必要がある場合、確認電話をするといいですが、手間がかかり、相手の時間も奪うため、メール送信後の確認電話は不要です。

メールが届いたかの確認電話が必要なケースとは？

上記で、メールが届いたかどうかの確認電話は不要と書きましたが、電話をしたほうがいいケースがあります。

では、メールが届いたかの確認電話をしたほうがいいのは、どんな場合なのか見てみましょう。

相手から返信がない場合

相手からメールの返信がないと、メールで返信を催促します。

ですが、催促しても相手から返信がない場合、相手がメールを見ていないことが考えられます。

例えば、メールが迷惑メールボックスに入っていたり、他者の受信メールに紛れてしまってメールを見落としてしまっているといったことが挙げられます。

メールが届いたかどうかの確認電話をする時に、今後メールがきちんと受信できているか確認してもらうように伝えるといいでしょう。

緊急である場合

メールで送った内容が急ぎの案件の場合、メールが届いたかの確認電話をしなければいけません。

ですが、相手も対応をしていて、手が空かないことが考えられますので、「〇時頃に電話をします」とメールに一文を添えた方がいいでしょう。

また、相手は、どれくらい急いでいるのか理解できてない可能性がありますので、確認電話をしたときに、急ぎの案件で、迅速に対応してほしい旨を伝えると、優先的に対応してもらえるでしょう。

重要な書類を送る場合

重要な書類をメールに添付して送信した場合、相手が重要書類をきちんと受け取るために、確認電話をしたほうがいいケースがあります。

この場合、メールの送信後に、確認電話をするよりも、メール送信前に「これから重要書類をメールに添付して送りますが、よろしいでしょうか。」と相手の承諾を得てからメールを送るほうがいいでしょう。

相手がメールを見落としたりすることがなくなり、重要書類の機密性が保たれるからです。

相手が電話でのやり取りを希望している場合

メール送信後に、相手がメールで返信をしないで、電話で返事をするのであれば、確認電話をするのもいいでしょう。

メールより電話のほうが早く連絡できるため、メールよりも電話でのやり取りを好む人もいるからです。

相手に合わせたアプローチをすることは非常に大切ですので、電話でのやりとりを希望する相手には、メールでなく、電話で伝えるのがいいでしょう。

メールが届いたどうかの確認電話を減らすには？

メールが届いたかどうかの確認電話を減らすには、どうすればいいのでしょうか。

以下で、確認電話を減らす方法について、見てみましょう。

催促メールを送る

相手がメールに返信してない場合、相手は急ぎの案件があって対応できないことがありますので、メールで返信を促しましょう。

電話は、自分と相手、双方の時間を取ってしまうからです。

また、送信エラーが発生したら、エラーメッセージが届くため、エラーに気づくでしょう。

そのため、緊急時以外では、電話でなく、メールで催促をするといいでしょう。

確認電話の習慣を変える

メールが届いたかどうかの確認電話を習慣として行ってきた人は、やり方を変えてみるのもいいでしょう。

メールが届いたかの確認電話を習慣としてすることを止めて、必要な場合だけ確認電話をするというやり方に変えてみます。

そうすることによって、確認電話に費やしていた時間を減らし、本来の業務に時間をかけることができるため、業務効率が向上します。

メールが来たらすぐに返信する人と思わせる

相手に、「メールを送信したら、すぐに返信する人」と思わせてみるのも１つの手です。

日頃から受信メールにすぐに返信していると、相手は、「すぐに返信が来るから、早く返信しなければいけないな」と、相手に働きかけることができるでしょう。

まとめ

仕事をしていると、さまざまな関係者と連絡をしながら、進めていかなければいけません。

電話が鳴ったら出なければいけないため、電話をすることによって、相手の時間を奪うことは避けたいですね。

メールのメリットは相手の時間を奪わず、こちらのタイミングで送信できることです。

緊急性がある場合を除いて、確認電話はできるだけしないようにして、無駄な時間を減らして、本来の業務に多くの時間が費やせれるようにしましょう。

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