仕事をしていると、トラブルが起こってしまうことはありますが、ミスや不手際によって、相手に迷惑をかけてしまうと、取引先との関係が悪くなってしまうため、謝罪メールを送らなければいけなくなる時があります。

ビジネスでのお詫びメールで大切なことは、相手の立場になって考えることです。

今回は、お詫びメールの書き方や例文を紹介します。

お詫びメールとは、不手際や確認不足によって、相手に迷惑をかけてしまった時に、謝罪の気持ちを伝えるための文書をメールで送ることです。

相手に誠意を伝えるには、すぐに直接謝罪をするのが一番いいのですが、テレワークをしているなど、すぐに直接謝罪にいけないことがあります。

そのような場合は、できるだけ早くお詫びメールを送り、謝罪の意思を示す必要があります。

お詫びメールの書き方のポイントを押さえていないと、誠意が伝わらなかったり、誤解を招くことがあります。

相手との関係を悪くさせないために、お詫びメールの書き方のポイントを把握しましょう。

お詫びメールを送らなければいけないのはどんな時でしょうか。

社外にお詫びメールを送らなければいけない場面の例を見ていきましょう。

消費者は、自社の商品に魅力を感じて、多くの商品の中から選んで購入します。

ですが、商品やサービスに問題があると、消費者の信頼がなくなってしまうおそれがあります。

また、商品の交換や返金の対応をする時に、お詫びメールを送信しても、お詫びメールが誠意を感じられない内容であれば、消費者は、リピーターにならない可能性が高くなります。

そのため、どんな点が問題であったのかを究明して、お詫びメールに、対策を記載する必要があるでしょう。

従業員の対応に問題があった場合、従業員とお客様のどちらの言動に非があるのかを確認する必要があります。

従業員に非があるのであれば、お客様にお詫びメールを送って、誠心誠意、お詫びしなければいけません。

お客様とのトラブルが大きくならないようにするために、従業員に詳細に説明させ、その上で、適切な対応を取ることが重要です。

多くの企業が、インターネットを利用して、業務を行っているため、システム障害が起こってしまう可能性があります。

システム障害が起こってしまったら、復旧するまでにどれくらいの時間がかかるか、システム障害による影響の有無について記載したお詫びメールを送る必要があります。

専門用語がわからないお客様がいますので、わかりやすく簡潔なお詫びメールを作成しましょう。

問題が発生したら、最も謝罪の気持ちが伝わるため、直接お会いして謝罪することがビジネスの基本です。

ですが、すぐに会いに行って謝罪することができない場合があります。

そのような時は、お詫びメールで、できるだけ早くお詫びの気持ち、問題が起こった原因、対応策を伝えなければいけません。

では、お詫びメールで押さえておくべきポイントを、ご紹介します。

問題が起こってしまったら、できるだけ早くお詫びメールを送る必要があります。

問題発生から時間が経ってしまったら、相手は、「問題を放置していた」「自分たちに非がないと思っている」と思うため、時間が経ってから丁寧なお詫びメールを送っても、相手に誠意は伝わりません。

まずは、問題が起こったら、すぐにお詫びメールを送って、相手に謝罪しましょう。

問題発生の原因や今後の対応方法をどうしたらいいのかを検討するのに時間がかかるのであれば、「原因については、調査中のため、後日改めてご連絡いたします」とメールに記載する必要があります。

お詫びメールを作成する時には、謝罪の意思を伝わりやすくするために、件名に謝罪の意思を伝える言葉や文章を入れましょう。

ですが、件名が長すぎると、相手は何がいいたいのかよくわからなくなってしまうため、できるだけ20字以内にしましょう。

また、他のメールに埋もれてしまわないようにするために、件名に【重要】と書いて、緊急性や重要性を伝えるといいでしょう。

メールで謝罪の意思を伝えたら、問題発生の原因を相手に説明しましょう。

どうして問題が起きてしまったかという原因を、相手は一番知りたいからです。

原因について相手にきちんと説明しないと、相手との関係が悪くなるおそれがあります。

問題が発生した原因を相手に伝えたら、今後どのような対応をするのかについて、相手に伝えましょう。

問題をどうやって補填するか、同じ失敗を繰り返さないためにはどうするのか、といった対応策を相手に丁寧に説明する必要があります。

そうすることで、誠意が感じられるお詫びメールになるでしょう。

自分の非を認めて、しっかり謝罪しましょう。

トラブルの原因が全部自分にあるわけではないこともありますが、相手に言い訳をしていると思われると、関係が悪化して、修復できなくなることがあります。

お詫びメールには、相手を責めることは言わないで、自分の非を認めて、心を込めてお詫びすることが大切です。

では、お詫びメールの例文について見てみましょう。

お詫びメールは、やわらかい表現をして、低姿勢を表す文面にしましょう。

問題の原因、対策と反省、再発させない決意と謝罪を伝えて、最後の挨拶で再度謝罪文を入れてメールを締めましょう。

件名：納期遅延のお詫び

本文：株式会社◯◯

　　　〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社●●の●●でございます。

本日納品する商品につきまして、納品が遅れており、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

当方の手違いによりこのような事態になってしまいました。

心よりお詫び申し上げます。

早急に手配をしまして、明日の午前中までに納品する予定でおりますが、よろしいでしょうか。

今後、このようなことが起こらないように、管理体制を見直し、再確認を徹底していく所存でございますので、ご容赦いただけますと幸いでございます。

本件につきましては、後ほどお電話でもご説明させていただきます。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫びとご連絡を申し上げます。

件名：システム障害に関するお詫び

本文：株式会社◯◯
　　　〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社●●の●●でございます。

平素より弊社のシステムをご利用いただき誠にありがとうございます。

昨日、15時から17時頃まで、サーバー機能に障害が発生し、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。

深くお詫び申し上げます。

先ほど障害が解消し、現在、通常通り利用可能となりましたので、ご報告申し上げます。

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[障害発生の時間帯]
2月1日15時00分から2月1日17時5分頃まで
※ 現在は復旧しております

[対象者]
弊社システム「〇〇〇」のご契約者様

[現象]
ログインができない

[現在の状況]
復旧後は、正常に動作することを確認しております

障害発生中に操作したデータの反映は完了しています

[原因]
サーバー障害

システム障害に関して、ご不明な点がございましたら、サポートセンターにお問い合わせください。

[サポートセンターお問い合わせ先]

電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（受付時間　平日9:00～17:00）

メール：〇〇〇@〇〇〇.co.jp

今後、同様システム障害が発生しないように、再発防止に努めてまいります。

ご契約者の皆様に、ご不便やご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

今回は、お詫びメールの書き方やポイントについて解説しました。

仕事をしていると、ミスなどによって、相手に迷惑をかして、お詫びメールを送らなければいけないこともあるでしょう。

お詫びメールで一番大切なのは誠意を伝えることです。

誠意をしっかり伝えれば、相手は理解してくれるからです。

そのため、お詫びメールの対応方法を身につけて、トラブルが生じても慌てずに冷静に対応できるようにしましょう。