定例会議とは？定例会議を効率化する方法
2023.06.23
定例会議を習慣化している企業は、少なくありません。
ですが、定例会議の日程が決まっているから、会議を開催していて、情報交換だけをして、マンネリ化してしまっている会議が少なくないようです。
ですが、貴重な時間を使って会議をするなら、無駄な時間を減らして、有意義なことについて議論するのがいいでしょう。
そこで、今回は、定例会議の必要性や効率化させる方法について解説します。
定例会議とは？
定例会議とは、週ごとや月ごとなど、決まった曜日や時間に定期的に開催される会議のことです。
週1〜３回のペースで行われることが多く、午前中(9時〜11時)に開催されることが、一般的です。
情報共有、業績の進捗確認、事業の改善案を出して、経営の方向性について意思決定する目的があります。
経営陣やチームなど、社内のさまざまな単位に区切られて開催されます。
定例会議の目的
情報を共有する
意思決定をする
意思決定をするために、定例会議を開催することがあります。
プロジェクトは、複数のメンバーによって行われるため、メンバーが、課題について意見を出して、合意することによって、今後の方針を決める必要があるからです。
テーマがあらかじめ決まっていて、意思決定をすることが会議の目的となっているのであれば、メンバーは積極的に発言ができるため、スピーディに意思決定をすることができるでしょう。
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定例会議が無駄なものになってしまっている原因とは？
定例会議が無駄なものになってしまっている原因について解説します。
メリハリをつけて意義のある会議にするために、原因を把握し、対策しましょう。
情報共有が目的になっている
定例会議が情報共有をするために開催されていると、参加者の話を聞くだけで終わってしまうため、時間の無駄になってしまいます。
参加者が積極的に意見を述べて、新しいアイデアを創出しなければ、事業の発展につながらないでしょう。
会議前に資料を読んでいない
会議前に、会議参加者が資料を読んでおかなければいけません。
ですが、参加者が資料を読んでなかったり、会議資料が会議前に配布されていないと、参加者が会議中に資料を読むことになり、議論をしたり、意思決定できなくなり、無駄な会議になってしまいます。
議事録がない
議事録は、会議で議論された内容や決められたことなどを記録し、会議の参加者と情報共有することを目的としています。
議事録が共有されてないと、次に何をすべきかがわかりませんし、後で認識のズレが起こりやすくなるおそれがあります。
また、次回の定例会議で似たような議題について議論してしまい、無駄な会議になってしまう可能性があります。
定例会議を意義あるものにするためのポイントとは？
定例会議を効率的に進めて、定例会議の目的を達成するにはどうしたらいいでしょうか。
定例会議を有意義なものにするためのポイントについて解説します。
会議前に情報共有をする
定例会議前までに、参加者が会議資料に目を通しておき、他の参加者と情報共有する必要があります。
そうすると、参加者が議論の方向性を明確にすることができ、抱えている問題への対応策を考えたり、新しいアイデアを創出することができます。
目的を明確にする
定例会議を開催するには、会議が習慣になっているから会議をするのではなく、明確な目的を決めておかなければ意味のないものになってしまいます。
例えば、「新事業の予算を決定する」など、会議の目的がはっきりしていれば、物事が決まりやすくなります。
議事録を作成する
定例会議についての議事録を作成し、すばやく共有し、振り返ることが重要です。
参加者が次に何をしたらいいのかが把握でき、会議に参加していない従業員に決定事項を周知できるからです。
議事録の作成には時間がかかるため、専用ツールの活用を検討してみるのもいいかもしれません。
ファシリテーターを入れる
ファシリテーター（進行役）を置くといいでしょう。
ファシリテータは、参加者に話を振ったりしますので、議論が活発になります。
また、ファシリテーターは、議論を判断できるため、役職の高い人の意見だけが採用されるという事態を防ぐことができます。
まとめ
定例会議は、定期的に日時を決めて開催されるため、目的がないのに開催されていることがあり、時間の無駄と感じている人は少なくありません。
そのため、会議の目的を明確にして、短時間で会議を実施することによって、定例会議を有意義なものにしなければいけません。
定例会議を見直して、会議の無駄の原因を解決し、定例会議を効率化すると、より充実したものになるでしょう。