メール室の業務とは？メリットとデメリットについて解説
2023.06.21
会社に届く郵便物の仕分けや管理、荷物の発送、社内郵便の受け取りや配布する機能である「メール室」が存在することをご存じですか？
メール室があると、社内の郵便物の管理が一元化できますが、郵便物の管理の規定がないと、郵便物の受け渡しや開封に関して、問題になってしまうことがあります。
今回は、メール室の業務内容、メリットやデメリットについて解説をします。
メール室とは？
メール室とは、会社に配達された郵便物や宅配物の受け取り、仕分け、各部署への配達、社外に向けた郵便物や荷物の発送作業など、荷物のやり取りを一括して管理したり対応する部署のことです。
つまり、物流センターの役割を担っており、大手企業やグループ会社の多い企業などに存在します。
郵便物や荷物の受け渡しをメール室に集約すると、各従業員が自分宛ての郵便物を毎日チェックする必要がありませんので、郵便物の振り分け作業の負担がなくなるというメリットがあります。
メール室のない会社では、総務部や各部署の総務スタッフが担当することが多く、企業によってはメール室が配送物の取り扱いだけでなく、総務業務全般を行っていることもあります。
メール室の業務内容とは？
メール室の業務内容は企業によって異なりますが、主に以下のようなものがあります。
・郵便物と宅配物の受け取り
・届いた荷物の仕分けと管理
・従業員宛の荷物の配達
・郵便料金計器と切手等の管理
・社内便等のやり取り
・社外への郵便物と宅配物の発送
・総務業務（備品貸し出し、会議室管理、遺失物対応、オフィス移転や職場のレイアウト変更、設備や備品の管理、内線管理など）
主な業務は、届いた郵便物と荷物を管理することですが、それに付随する切手管理などの業務もしています。
配達先の従業員が不在の場合、一時的に荷物を保管する業務もしています。
メール室のメリットとは？
自社にメール室を設置すると、どのようなメリットがあるのか見てみましょう。
会社全体の生産性が向上する
メール室を設置すると、会社全体の生産性の向上につながります。
メール室があると、郵便物と宅配物の仕分けや発送作業は、メール室が対応するため、各従業員が、郵便物の仕分けや発送のために充てていた時間を削減でき、本来の業務に集中することができるからです。
また、メール室がない会社の場合、郵便物や宅配物の対応は、気がついた従業員や若手従業員が対応することが多いですが、そうすると、一部の従業員に負担が集中するため、不満の声が出てしまうことがありますので、注意を払う必要があるでしょう。
セキュリティリスクを減らせる
会社に届いた郵便物や宅配物の紛失を防ぐことができます。
すべての郵便物と宅配物がメール室に届き仕分けられ、一元で管理・対応するため、紛失のリスクが下がります。
また、外部の人が出入りしないため、自分の郵便を受け取りに来た時に、他の従業員の個人情報が見えることはないため、セキュリティ上も安全です。
コストが削減される
毎日、会社には、たくさんの郵便物と宅配物を受け取ったり、発送したりしています。
取引先に何かを発送する場合、各従業員が、その都度、それをしていたら、大きなコストがかかります。
ですが、メール室が、各従業員に代わって、発送物を一元管理して発送すると、一度に大量の荷物を発送するため、送料の価格交渉をして、送料を安く済ませることができます。
メール室のデメリットとは？
メール室のメリットについて見てきましたが、デメリットもあります。
どんなデメリットがあるのか見てみましょう。
忙しい時とそうでない時がある
従業員に荷物が届くのが遅くなる
郵便物への対応や確認が遅くなるというデメリットもあります。
メール室が設置されていると、郵便物は、メール室に届きます。
届いた郵便物や宅配物を仕分けしてから、各従業員に届けられるため、荷物の到着が遅くなってしまいます。
急ぎの書類の到着を待っている従業員にとって、到着が遅くなることは大きな問題になります。
テレワークに対応できない
郵便物を受け取るためにはオフィスに出社する必要があるため、担当者はテレワークができなくなります。
そのため、テレワークができる従業員との間で、不公平感が出てしまう可能性があります。
モチベーションの維持とキャリアアップが難しい
モチベーションの維持やキャリアアップが難しい点もデメリットの１つです。
メール室の業務は、利益を生みだす企画や営業のように、目に見える成果を出すことが難しいです。
そのような業務の特性から、仕事のやりがいが感じられず、モチベーションが下がる場合があります。
メール室の業務を効率化する方法
メール室の業務の課題を改善し、効率化していくためには、どうしたらいいのでしょうか。
以下で改善方法について見てみましょう。
アナログ作業にシステムを導入する
システムを導入して、郵便物管理などの業務を効率化してみましょう。
手作業でしているアナログ業務をシステム化すると、生産性が向上するからです。
郵便物を見て、管理帳に手入力しているのであれば、写真で管理簿を作成するシステムを使ってみるといいでしょう。
ルールを規定する
アウトソーシングする
アウトソーシングも、メール室の業務を効率化する方法です。
業務を外注すると、従業員の業務負担を解消できますし、テレワークでも郵便物を確認できるものもあります。
こうすると、時間や手間をかけずに会社全体の生産性を向上させることができます。
まとめ
毎日、会社に、たくさんの郵便物や宅配物が届きます。
メール室を設置すると、担当者が郵便物や宅配物を一元管理するため、従業員が自分の業務に集中でき、郵便物紛失などのリスクを未然に防ぐことができます。
メール室の業務を、効率化・安全化して、会社全体の生産性を向上させましょう。