打ち合わせや会議などの日程調整をする場面があり、メールでやりとりをすることがよくあります。

相手の顔が見えないメールでのやりとりは、スムーズに仕事を進めるために、相手に配慮して、文章を作成する必要があります。

社内の人へのメールでも、日程調整メールはポイントを押さえて作成する必要があります。

今回は、日程調整メールについて解説します。

社内では、会議などで日程調整メールを送ることがありますが、どのようなときに日程調整メールを送るのか以下で見てみましょう。

1対1（1on1）での打ち合わせの際に、日程調整メールを送ることがあります。

例えば、上司と部下のミーティングや部署内での個別打ち合わせなどがあります。

全体会議の際に、チームに対して日程調整メールを送ることがあります。

複数人の日程調整をするため、1対1での打ち合わせの日程調整よりも、迅速さを意識する必要があります。

この他にも、採用面接の社内調整、講習や研修の予約、健康診断の予約といった際にも、日程調整メールを送ります。

相手に内容の意図をわかりやすく伝えつつ、配慮の言葉を添えておくとスムーズに連絡ができます。

日程調整のメールをの書き方を見てみましょう。

社内宛ての日程調整メールを作成するときは、件名で要件がわかるようにすることが重要です。

[日程調整のお願い：ミーティング]のように、ひとめでメールの内容がわかるようにしましょう。

件名で要件が伝わらないと、メールが開かれなかったり、他のメールに埋もれて開封が後回しになることがあります。

メールは読んでもらわないと意味がないので、読まれやすい件名を書きましょう。

日程調整メールは、簡潔に書く必要があります。

内容がわからないメールを送ると、上司や他の従業員からの印象が悪くなるため、メールの書き方について事前に確認しておきましょう。

会議の内容など、重要なポイントをまとめて、誰にでもわかるように書くことが大事です。

日程調整メールの日時は、候補を複数日提示しましょう。

社内会議の場合、複数人が会議に参加することがあるため、候補が1つだけだと、全参加者にとって都合のいい日が見つからない可能性があるからです。

複数の候補を書くと、日程が決まりやすいので、社内会議を開催する場合、3つほどの候補を提示するといいでしょう。

参加者がわかっているのであれば、参加者の希望日時を聞いておくといいでしょう。

例）

下記日程のご都合はいかがでしょうか。

この中で、一番参加できる人数が多い日程で開催する予定です。

・○月○日（○）10:00～12:00
・○月○日（○）14:00～16:00
・○月○日（○）13:00～15：00

日程を送る際に「全員参加で開催する」のか「一番参加できる人数が多い日程で開催する」のかについても、記載するといいでしょう。

また、参加できる人が多そうな日程を選ぶこともポイントです。

候補日程を提案する場合、日程調整を自動化するツールを使うといいでしょう。

参加者の空き予定を確認して、メールへ記載するなど、候補日程の提案には時間がかかります。

そのため、GoogleやOutlookカレンダーと同期して、空き予定だけを自動抽出してくれる日程調整ツールを活用するケースが増えています。

日程調整ツールを活用すると、候補日程の提案は、空き予定を同期したURLを転記するだけで完了するので、時間がかからず非常に便利です。

例）

以下URLより、ご都合の良い日程をお選びください。

https://timerex.net/XXXXXXXXXXXX

急ぎの返信が必要な場合は、「〇月〇日までに返信してください」と、返信の締め切り日を事前に伝えておくといいでしょう。

締め切り日を伝えておくと、直前まで返信が来ないという状況を回避できるため、予定の当日や直前で問題が起こりにくくなります。

内容は簡潔に伝えなければいけませんが、相手に配慮したほうがいいでしょう。

余裕を持った返信期限だけでなく、日程候補を書いた後に、「日程のご都合が合わなければ、お気軽にお申しつけください」といった文章を添えましょう。

社内向けメールであっても、ビジネスマナーに沿った文面を作成しましょう。

日程調整メールでは、簡潔なやりとりをしますが、無作法に候補日を提示するだけでは、相手への印象が悪くなってしまいます。

顔が見えないメールでのやりとりだからこそ、相手に配慮をするように意識しましょう。

では、日程調整メールで注意したい点について解説します。

提示された候補日で対応できない場合、「対応できません」といった直接的な言い方は、相手に不快感を与える可能性があります。

相手からの提案やお願いに対応できない時は、「〜致しかねます」という言葉を使いましょう。

「致しかねる」とは、「〜したいのですが、あいにくできません」といった意味です。

相手が不快にならない表現であるクッション言葉を使いましょう。

クッション言葉とは、相手の提案を断る時だけでなく、依頼をする時などに使います。

以下にクッション言葉を挙げます。

・恐れ入りますが
・お手数おかけしますが
・差し支えなければ
・ご迷惑でなければ
・ご都合がよろしければ
・申し訳ございませんが
・誠に勝手ながら

クッション言葉を使って、相手への配慮を表現するといいでしょう。

では、日程調整メールの例文を見てみましょう。

件名  [東京本社 テレワーク導入についての会議] 日程調整についてのお願い

本文

関係者各位

お疲れ様です。

総務部の○○です。

掲題の件、東京本社の会議につきまして、開催候補日時をお伝えいたします。

———————————-
開催候補日時：
・○月○日（月）10:00～12:00
・○月○日（火）10:00～12:00
・○月○日（水）10:00～12:00
———————————-

開催場所：東京本社 1Ｆ会議室

お忙しいところ恐縮ですが、参加者が一番多い日程で開催したいと思っております。

お手数ではございますが、○月○日(月)の17:00までに参加可能日程をご回答いただきたきますよう、お願い申し上げます。

よろしくお願い申し上げます。

件名 [日程調整のお願い] 新製品の販売方法について

本文

営業関係者各位

お疲れ様です。

営業部の○○です。

新商品の販売方法について、打ち合わせの時間を1時間ほど頂戴できればと存じます。

候補日時
・○月○日（月）10:00～11：00
・○月○日（火）10:00～11：00
・○月○日（水）10:00～11：00

開催場所
1Ｆ会議室

上記日時で都合がつかない場合、希望日時を複数日ご連絡下さい。

お忙しいところ恐縮ですが、○月○日(月)の午前中までに参加可能日程についてご回答いただきますようお願い申し上げます。

よろしくお願い申し上げます。

日程調整メールは、相手のスケジュールを確保してもらい、時間を有効に使うためのものです。

そのため、日程調整メールの作成に時間をかけず、他の仕事に多くの時間を割けるようにするため、メールには、簡潔さを意識しましょう。