総務部がテレワークができない原因や導入方法を解説
2023.06.10
新型コロナウイルスの影響により、多くの企業がテレワークを導入しています。
総務部担当者は、郵送物や電話対応をするため、出社しないと、業務が停滞することがあり、コロナ禍でも毎日出社している担当者がいます。
総務部はテレワークの導入が難しいと言われていますが、そうなのでしょうか。
総務部の業務務を細分化すれば、テレワークに移行していくことが可能です。
今回は、総務部にテレワークを導入する時の問題や解決方法について解説します。
総務部はテレワークができない理由とは？
仕事の性質上、総務の仕事は会社に出社してこなさなければいけないため、テレワークができないと考えられています。
では、総務部がテレワークができない理由を見ていきましょう。
押印と郵送業務がある
総務の業務に、書類の押印や郵送手続きがあります。
総務担当者は、押印のための出社、郵送のための出社をせざるを得ない状況にあります。
テレワークを導入する企業が増えても、急激な変化に対応出来ず、デジタル化できず、従来のやり方をしているため、押印や郵送のために出社しなければいけない担当者が多くいます。
業務のデジタル化が進んでいない
総務部の業務には、書類の作成や契約書の保管といった紙資料で取り扱わなければいけないものが多くあります。
ですが、環境保護やコスト削減のために、紙を減らしてデジタル化する企業が増えてきましたが、その変化に対応することが困難で、デジタル化が進んでいない企業が多くあります。
仕事の中心である書類や押印などの管理や提出がアナログでデジタル化が進まないため、総務部はテレワークができないとされています。
作業環境を整えることが難しい
総務の業務は、主に事務的な作業のため、自宅よりも会社が、効率的に仕事ができます。
また、自宅に作業環境を作るのは、難しいこともあります。
というのも、新しくルールを定めたり、環境を整えるための手間やパソコンを買うための費用が大きくかかってしまうからです。
オフィスの環境下で仕事を行う事に慣れているという事もあるでしょう。
来客があった場合の対応
総務の仕事の１つとして、会社へ訪問されてきた方の来客対応があります。
アポイントなしの飛び込み営業は、減ってきていますが、完全になくなっていませんし、取引先からの来客などもあります。
この場合、総務担当者が対応をするため、出社しなければならず、テレワークの推進ができない原因になっています。
総務部がテレワークを進めるメリットとは？
総務部のテレワーク移行を進めると、どのようなメリットがあるのか見てみましょう。
優秀な人材の離職防止
総務部がテレワークを導入すると、優秀な人材の離職を防止することつながります。
総務部は、個人情報や重要書類の管理や営業拠点の管理などのように、企業が運営をする上で重要な役割を担っています。
そのため、総務部担当者が離職してしまった場合、優秀な人材を確保することは容易ではありません。
優秀な人材の離職を未然に防ぐために、テレワークの導入は非常に重要なポイントと言えます。
作業が効率よくなる
他の部署のテレワーク導入が進む
総務部がテレワークを進めるデメリットとは？
総務部がテレワークを進めるデメリットを見てみましょう。
セキュリティリスクがある
部署間での連携がしづらい
総務部のテレワーク導入に向けた準備とは？
ペーパーレス化
紙の書類を電子化することで、書類の管理の負担を軽減し、テレワークを推進できます。
ペーパーレス化によってコスト削減やオフィスの省スペース化、管理工数や紛失や劣化リスクの低減が実現できます。
ペーパーレスには、電子化ツールの導入だけでなく、従業員の意識変革も必要となります。
セキュリティ対策をする
総務の業務には、セキュリティの強化は必要不可欠です。
社外秘な書類が多くあるため、テレワークを実施すると、セキュリティリスクが高まってしまいます。
企業でパソコンのセキュリティシステムを導入し、閲覧の制限やパスワードの設定をして、第三者に情報が漏れないための取り組みを実施する必要があります。
テレワークをした結果、重要事項が社外に漏れてしまわないように、徹底したセキュリティ対策を行う事が重要です。
テレワークのルールや雇用条件を決めて、全従業員と共有する
テレワークをすると、オフィス出社と労働環境が異なってきます。
そのため、条件をルール化して、全従業員に周知させる必要があります。
情報の共有は、導入後のトラブルを回避するためにも非常に重要です。
導入後に大きな問題が発生しないように、正しい情報を全従業員で共有しなければいけません。
まとめ
総務部は、テレワークに簡単に移行させることが出来ないという課題があります。
ですが、十分な準備をすると、導入にあたってのデメリットを解消でき、業務の効率化を図ることができます。
事前準備をしっかり行い、少しずつテレワークに移行させていくといいでしょう。