部下のミスが多い！部下のミスをなくす対処法
2023.06.04
管理職にとって、部下のことは悩みが尽きませんが、その中でも対応に困るのが、ミスの多いタイプの部下ではないでしょうか。
「何回説明しても、どうして同じミスをしてしまうのだろう？」
「どのように指導すればうっかりミスや見落としが減るんだろう？」
今回は、ミスの多い部下の対処方法について解説します。
ミスが多い部下の特徴
仕事でミスが多い部下によく見られる特徴について解説します。
ミスにはさまざまな種類があり、ミスの種類によって、対処法を検討することが大事です。
報連相（ホウレンソウ）ができない
報告・連絡・相談の頭文字をとった、報連相（ホウレンソウ）は、業務上欠かせないものです。
ですが、ミスが多い人は報連相ができていないことが多いです。
報連相ができていない原因を以下に挙げてみます。
・何を報連相すればいいか分かっていない
・何となく言いづらい
報連相をしていない原因は、部下に責任があることが多いです。
ですが、きつく叱ると、責められることを恐れて報連相ができなくなってしまうことがあるため、注意しましょう。
ミスを改善しない
ミスをしてしまった時、同じミスを繰り返さないようにしようと、失敗を分析して行動できる人は回数を重ねるうちにミスが減少します。
ですが、ミスの多い人は、原因を考察したり、改善しようしたりする行動がないため、何度も繰り返してしまうのです。
ミスに対する自覚がない、ミスをなくすことの大切さやミスの危険を理解していないといった、さまざまな原因がありますがで、ミスを自覚させて、改善させなければいけません。
仕事の全体像や目的を理解していない
仕事の全体像や目的を意識して、どの業務に多くの時間を取るべきか、どれくらいの完成度にすればいいのかといった、業務の精度を考えて、業務を進めていかなければいけません。
ですが、ミスが多い人は、仕事の全体像や目的を理解していないため、重要でない作業に多くの時間を費やしてしまったり、重要な仕事に対して完成度の高い仕事ができないことが多々あります。
そのようなことから、ミスがたくさん発生してしまうのです。
段取りが悪い
ミスをよくする部下は、仕事の段取りが苦手です。
複数の業務を同時に進行しなければいけない場合、納期を逆算してスケジュールを組んで、進めなければいけません。
ですが、段取りが苦手な人は、無計画に仕事を進めてしまい、時間配分が上手くできず、余裕がなくなってしまうため、ミスをしてしまいます。
恐怖心がある
ミスが原因で、ミスの連鎖を起こしていることもあります。
最初に起こしたミスのことで、上司にひどく叱られらた場合、新たにミスをすることを怖がって、本来の力を発揮できなることがあります。
恐怖心によって、ミスを未然に防げない悪循環に陥ってしまいます。
話が理解できていない
指示を理解できていないために、ミスをする部下がいます。
上司の話を聞いていない人や、上司の話が理解できていないのに、質問しないで仕事を進めてしまい、ミスをする人もいます。
上司の話をメモしないことによって、ミスをしてしまう部下もいます。
キャパオーバー
業務量が多く、キャパオーバーになってしまい、確認ができなかったことによって、ミスが起こることがあります。
とりあえず締め切りまでに終わらせようという考えが優先になってしまい、ミスが発生します。
残業が続いて、集中力が低下していることが原因で、ミスが起こることもあります。
普段ミスをしない部下でも、勤務時間が長くなれば、業務効率が低下してしまいます。
ミスが多い部下を指導する際のポイントとは？
部下がミスばかりしていると、仕事を任せたくなくなります。
ですが、ミスが多い部下でも改善する方法はありますので、ここでは、部下への指導をするためのポイントを解説します。
報連相を徹底する
報連相は、ミスを未然に防ぐのに重要です。
業務の進捗を報告したり、不明点を相談すれば、早い段階でミスに気付くことができます。
ミスによっては、企業の不利益につながることがあるため、早く対処しなければいけません。
ですが、上司の仕事状況や機嫌によって、報連相のタイミングを逃してしまうことがあるかもしれません。
そうなると、部下が上司に相談しないで、自分で勝手に判断して、それによってミスが生じることがあります。
午前中は相談可能など、上司と部下で連携を取りやすい環境を作りましょう。
明確に指示をする
業務内容に不明点があるのに、解決しないで業務を進めたら、ミスしてしまいます。
そのため、ミスが多い部下への指示は明確に出しましょう。
業務の締め切り日や業務の質やレベルについて、具体的に伝えることが大切です。
曖昧な指示では、上司と部下で認識が違うことがあり、ミス以上の大きな問題に発展してしまいます。
また、指示を出したときに、その内容を理解できているか確認することも大切です。そのためには、上司が「何でも分からないことは質問して」と寛容な態度を示す必要があります。
加えて、ミスが続く部下には、必ずメモ取りを徹底させましょう。また、指示がきちんと通っているか、逐一確認する作業も大切です。
コミュニケーションを増やす
上司が仕事を忙しくしていると、部下は上司に質問しづらいです。
上司が意図的に部下にコミュニケーションを取っていくのがいいでしょう。
コミュニケーションが増えると、報連相が生まれやすくなります。
部下に改善策を考えさせる
「〇〇に修正してください」と上司が言うだけは、部下は言われたことだけをして、自分で考えることはしなくなります。
ミスを減らすには、どのようにしたらいいかという改善策を部下に考えさせると、考えて作業する習慣が身に付き、ミスが減っていきます。
改善がしたら、フィードバックする
成功体験はモチベーションアップになるため、自尊心が高まって、もっとミスを減らしたいというきっかけになります。
ミスが減ったら、部下の成長のために、ポジティブな言葉を部下にかけましょう。
業務を変更する
上記で解説した点を実施しても改善しない場合、部下に仕事が内容が向いていない可能性があります。
業務内容の変更や配置転換を選択肢に入れておいたほうがいいでしょう。
ミスが多い部下への指導でやっていけない言動とは？
ミスが多い部下に対して指導をする際に、かえってミスを悪化させる上司の言動があります。
以下に見てみましょう。
他の従業員の前で注意する
ミスをした部下を指導する際には、別室で他の従業員のいないところでする必要があります。
そうしないと、部下の自尊心が傷ついてしまい、恐怖心につながることがあるからです。
その恐怖心は、指導されることへの不安感になってしまい、さらにミスが増加するリスクが高まってしまいます。
また、部下が改善のために考える行動が身に付かなくなってしまうため、ミスを執拗に責めることは止めましょう。
人格を否定する
上司は、ミスをした部下を注意しなければいけません。
ですが、「全然使えない」「真面目に仕事をする気があるのか？」といった、人格に原因があると言うことは絶対に止めましょう。
これは、部下を委縮させてしまうだけでなく、ハラスメントにあたります。
まとめ
部下のミスが頻繁に起こると、部下に仕事を任せられなくなってしまいます。
また、その状況が改善されないと、生産効率が低下します。
ミスが発生する原因を特定し、上司がミスを未然に防ぐ働きかけを行う必要があるでしょう。
今回解説した内容を参考にして、効果的なサポートを実践してみてください。