ビジネスメールのマナーとは？ビジネスメールのマナーと書き方
2023.06.01
ビジネスにおいて、メールに対応する機会が多くありますが、ビジネスメールの基本は身についているでしょうか。
ビジネスメールのルールや書き方の知識が不十分だと、相手に不信感や誤解を与えてしまう可能性があり、仕事にも悪影響を及ぼしてしまうことがあります。
そのため、ビジネスメールのルールと書き方を身につけて、コミュニケーションを上手に図ることが重要です。
今回は、ビジネスメールの基本的なルールと書き方のコツをご紹介します。
ビジネスメールを書く時に大切なことは？
また、二重敬語などの誤った敬語や曖昧な表現は使用しないようにすることも大切です。
ビジネスメールの基本ルール
ビジネスメールを作成する際に意識していただきたいルールについて見てみましょう。
わかりやすい件名を書く
ビジネスメールの件名は、ひと目でメールの内容がわかるように書くことが大切です。
ビジネスパーソンは、毎日大量のメールを受信していますので、「連絡事項」といった件名では内容を把握できず、メール開封を後回しにされてしまうかもしれません。
メールの件名を「提案書1：素材の確認について」などと具体的にすることで、用件が伝わりやすくなります。
相手は、件名からメールの優先度を見極めやすくなります。
宛名を書いてから、本文を書く
本文に入る前に、宛名を書くことが、ビジネスメールのマナーです。
「営業部 山田様」のように、そのメールが誰に宛てたものなのかをひと目で判断できるように書きましょう。
また、「TO」、「CC」、「BCC」の3つの宛先を使いわけることも大切です。
挨拶文を書く
宛名を書いたら、本題に入る前に挨拶文を書きましょう。
社内向け・社外向け、季節によって挨拶文は違うため、用件を述べる前に挨拶文を書くと、好印象なメールになります。
社外向けのメールであれば、「いつも大変お世話になっております」、社内向けのメールなら「お疲れ様です」、お客様向けのメールの場合は「平素より当社の製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます」といった挨拶文がよく使われています。
用件はわかりやすく簡潔に書く
ビジネスメールは、長々と書かずに、用件を簡潔に書く必要があります。
いつ・誰に・何を・なぜ・どのように・どのくらいを表す「5W1H」を記載することで、相手と認識の食い違いが起こりにくくなります。
締めの挨拶文を書く
用件を記載したら、署名の前に締めの挨拶文を書きましょう。
「お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします」など、締めの挨拶文を添えると、相手への気遣いや感謝などを伝えられます。
お客様宛てのメールなど、丁寧な内容を書く必要がある場合は、「ご不明点などございましたら、弊社〇〇までお気軽にお問い合わせください」といった文面を書くことがあります。
署名を設定する
メール送信者がわかるように、署名を設定しておきましょう。
署名には、送信者の名前、役職、メールアドレス、住所、電話番号などを記載します。
署名は数行程度の短い情報ですが、自社や製品・サービスをアピールする手段として、うまく活用してもいいでしょう。
署名の例
株式会社コミュニケーション 山田翔
〒101-0052
東京都千代田区神田小川町1
電話 03-0000-0000 / FAX 03-0000-0000
メール info@〇〇〇.jp
http://www.〇〇〇.jp/
添付ファイルは、容量と安全性をチェックする
ビジネスメールを書く時の注意点とは？
ビジネスメールはスピーディな対応が求められるため、押さえておきたいポイントをご紹介します。
受信メールは1営業日以内に返信
受信メールは、1営業日以内に返信しましょう。
月曜日に受信したメールは火曜日まで、金曜日に受信したメールは翌週の月曜日までに返信したほうがいいです。
ですが、出張中や有休など、1営業日以内に返信するのが難しい場合があります。
このような時は、「出張中のため、〇日以降にあらためてご返信致します」といった自動応答メールの設定や他のメンバーに依頼しておくといいでしょう。
商談後にお礼メールを送信
商談の時間を取っていただいた場合、お礼メールを送ると相手に丁寧な印象を与えられます。
お礼メールに、次回の商談を確認しておくと、次の商談につなげる効果も期待できます。
お礼メールは、商談後、できるだけ早く送信しましょう。
「本日はお忙しいところを、商談のお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。ご依頼いただいた納期については、〇日までに、弊社〇〇より佐藤様宛てに送付させていただきます。」と書くといいでしょう。
緊急時はメールを使わない
メールは、一般的に、1営業日以内に返信するのが原則で、緊急時は電話などの他の方法を検討した方がいいでしょう。
「【至急】〇〇の見積りをご確認ください」といった返信を急がせるメールはできるだけ送らないように注意しましょう。
どうしても送らなければならない場合は、電話でメールを確認してもらうように連絡する工夫が必要です。
「お世話になっております」を初めての相手には使わない
面識がある相手とのビジネスメールには、「お世話になっております」という表現をよく使います。
ですが、初めて連絡する相手に「お世話になっております」を使うと、「面識がないはずなのに距離が近い」、「この担当者は誰だったかな」と不安を与えることがありますので、他の表現を使う必要があります。
「初めてご連絡いたします」、「〇〇社の山田様よりご紹介いただき、ご連絡を差し上げました」といった表現を使うと、相手にとって自分が初めてやり取りする人であることを伝えられます。
ビジネスメールで気になるマナーとは？
ビジネスメールマナーに関して、気になる疑問を以下でみてみましょう。
スマホから送ってもいいか
ビジネスメールをスマホから送っても、マナー違反になりません。
送信元の端末を識別することはできないので、スマホで送っても、送信先のユーザーに知られることはありません。
ですが、スマホでビジネスメールを作成する際は、文章を読みやすくするために、適度に改行を入れる配慮が必要です。
返信の「Re:」は消すべきか
メールの返信を繰り返すと、件名の「Re:」が増えていきます。
1～2件であれば問題ありませんが、あまり続くと件名が見えなくなってしまうことがあります。
返信が多く続く場合は、「Re:」を一度消したほうがいいでしょう。
まとめ
今回ご紹介したようなポイントを意識して、ビジネスメールを作成しましょう。
マナーを意識して、カジュアルな表現を控えることで、プロフェッショナルな姿勢を示すことも大切でしょう。