会社に電話する適切な時間帯は？避けたい時間帯や考えるべき理由について解説
2023.05.26
電話をかける時間にもマナーがあります。
営業時間内であれば、いつ電話をかけても問題ないだろうと思っている人もいますが、時間帯によっては失礼だと思われてしまうこともあるので注意しましょう。
仕事を終えて退社しようとしている時に、電話がかかってきたら、何で退社直前に電話をかけてくるのか。と不快感を覚えることもあるでしょう。
そこで、今回は、電話を控えるべき時間帯や、その理由について解説します。
なぜ会社に電話する時間を考えなければいけないのか
相手の時間を奪ってしまうため
印象を悪くしないようにするため
電話を控えるべき時間帯とは？
電話を控えるべき時間帯は、以下の5つが挙げられます。
①始業時間前
②始業開始から30分以内
③昼休憩
④終業間際
⑤終業時間以降
始業前
始業時間前の電話は、控えるべきです。
始業時間は、仕事を準備するための時間で、その時間帯に電話をかけるということは、仕事の準備を妨げてしまうことがあります。
始業開始から30分以内
ビジネスマナーとして、始業開始から30分以内に電話をかけるのは、避けるべきでしょう。
始業開始直後は、朝礼や打ち合わせがあったり、メールを確認したりと忙しくなることが多いため、相手がすぐに電話に出られなかったり、打ち合わせ中や朝礼の最中に、抜け出して応対してもらうことになってしまうため、相手の業務の妨げになることを心にとどめておきましょう。
昼休み
昼休みの時間帯も避けるべき時間です。
多くの会社では、12時～13時頃を昼休みとしています。
そのため、電話をしても、相手は電話に出られないことが多いでしょうし、昼食を食べている時に電話をかけられたことに対して、非常識な人と思うこともあるでしょう。
終業30分前
終業30分前は、電話がつながりやすい時間帯ですが、終業前はやることが多いので、電話を控えるべきです。
翌日の準備をしたり、パソコンを閉じて、帰り支度を始めているかもしれません。
相手が慌ただしい時間帯に電話をしても、用件がしっかりと伝わらない可能性があります。
終業後
終業後のビジネス電話は控えるべきです。
時間が遅くなればなるほど、非常識に思われる可能性が高いでしょう。
電話をかけるうえでベストな時間帯とは？
電話を控えるべき時間について説明しましたが、今度は、電話をかけるベストな時間帯について説明します。
始業から30分後～昼休み前と昼休みから終業1時間前に、電話をかけるのがいいでしょう。
前者は、朝礼や打ち合わせなど朝の準備を終えた時間で、後者は、昼休みから戻ってきていて、電話がつながりやすい時間帯と言えます。
ですが、休み明けの月曜日の午前中や週末前の金曜日など、企業によっては業務が立て込む曜日があることも考えられるため、電話をかけるベストな時間帯でも、曜日には注意する必要があります。
時間帯に関係なく、ビジネス電話をかけなければいけない時はどうすればいいのか？
ビジネスには、緊急事態が起こることがあるため、営業時間内にだけ、電話をかければいいわけではありません。
営業時間外であっても、緊急事態が発生したやむを得ない場合は、電話をしなければいけません。
緊急性がさほど高くない案件の場合は、電話ではなく、メールで連絡を入れておくのがマナーです。
イレギュラーの状況だからといって、時間に関係なく電話をかけるのではなく、相手の視点に立って考える必要があります。
電話をかける際の注意点とは？
取引先に電話をかけるときは、相手に失礼のないようにしなければいけません。
自分が会社の代表としてかけているという意識を持ちましょう。
では、企業に電話をかける際の注意点について見てみましょう。
非通知にしない
相手に非通知で電話をかけたり、公衆電話からかけたりするのは、やめましょう。
不信感を持たれてしまい、電話に出てくれない可能性もあるため、番号は通知してかけましょう。
はっきりと明るい声で話す
電話をかけると、緊張して早口になってしまうことがあるため、相手に聞き取りやすい、はっきりとした声で早口にならないように話しましょう。
コールし続けない
相手が、忙しい時間帯であったり、電話が取れないことがありますので、コールし続けるのは控えましょう。
会社名と氏名を省略しない
相手に自分の会社名や氏名を伝えることはビジネスマナーであるため、省略しないで、正式名称を伝えましょう。
まとめ
電話をかけるのを避けるべき時間とかけるベストな時間を把握しておくと、相手とのすれ違いを防ぎ、不信感を与えないやり取りができるようになります。
緊急事態の場合は、一度落ち着いて、相手に電話をかけるべきか、他の手段で連絡するかを検討することが大切です。
自分の立場だったらどうしてほしいか、相手の勤務状況はどうなのかなど、相手の立場に立って考えて電話をかけることも大切です。