お詫びメールを送るような事態にならないようにしたいものですが、お詫びメールを作成しなければいけなくなることもあるでしょう。

昨今では、テレワークの普及により、取引先とオンラインで連絡する機会が増えていて、お詫びメールを作成する機会が増えてきています。

今回は、お詫びメールを作成する際のポイントや具体的な書き方を紹介します。

お詫びメールとは、自分や関係者ののミスによって、相手に迷惑をかけてしまった時に、お詫びの気持ちを伝えるための文書をメールで送ることを意味します。

ですが、誠意が伝わらなかったり、誤解を招いてしまったりする場合があります。

相手との関係性を悪化させないためにも、お詫びメールの書き方を抑えておきましょう。

ビジネスで問題が発生したら、相手先へ来訪したり、電話て直接謝罪することが基本です。

ですが、状況によっては直接謝罪できない場合もあります。

そのような状況であっても、すぐに先方に謝罪と現状報告をし、今後の対応を伝えなければいけないため、謝罪メールの基本的な書き方を知っておくことは大切です。

直接謝罪できても、その後、改めてお詫びメールを送る必要があります。

お詫びメールを作成する際のポイントについて見てみましょう。

問題が発生した、相手にすぐに連絡することが、謝罪する上で最も大切です。

問題発生後に、問題を放置した場合、後日に丁寧なお詫びメールを送っても、誠意は伝わらないからです。

問題が発生したら、すぐにお詫びメールを送り、非を素直に認めていることを相手に伝えましょう。

もし取引先が近くにあるならば、直接出向いて謝罪することも大事です。

お詫びメールを送る際は、件名に謝罪の意思を伝える言葉や文章を入れます。

そうすると、問題が発生したことを相手にすばやく伝えられたり、謝罪の意思が伝わりやすくなります。

また、謝罪の内容を盛り込んだり、ミスが起こった日時も入れた方がいいでしょう。

ですが、件名が長すぎるとメールの意図が伝わりづらいため、文字数を20字以内に抑えるのがいいでしょう。

また、件名冒頭に【重要】と書くと、緊急性や重要性が相手に伝わりやすくなります。

メールでのお詫びは、謝罪の意思を伝えるだけではなく、問題の発生原因を報告する必要があります。

相手が一番知りたいことは、なぜ問題が起きたのかということだからです。

この原因が明確でないと、相手は、ミスをごまかしていると捉えて、より一層、関係が悪化する恐れがあります。

相手の信頼を取り戻すためには、謝罪と経緯の説明と問題への対応策を説明しなければいけません。

ミスをどうやって補填するか、同じ失敗をしないために今後どのような対策をするかについて、きちんと説明することによって、誠意が伝わるお詫びメールになります。

問題が起きた時に、相手は、問題が起きた原因と今後再発しないための対策について、一番知りたがります。

謝罪の言葉だけでなく、トラブルが起きた時の状況を的確に把握して、速やかに今後の対応を協議しましょう。

メール本文で、問題に対して、誠心誠意謝罪をしましょう。

素早く、問題発生の経緯や今後の対応策を記載しても、お詫びの気持ちが文面に書かれていないと、誠意ある対応ではありません

また、問題発生の原因が全て自分ではない場合、謝罪しても、言い訳しているような文面になってしまうことがあります。

お詫びメールには、相手を責めるような言葉は使わないで、自分に非がある部分を認めて、気持ちを込めてお詫びすることが大切です。

ビジネスシーンのお詫びメールでよく使われるフレーズとして、以下のようなものが挙げられます。

記載していないフレーズもたくさんありますが、シチュエーションに合ったフレーズを選ぶことが重要です。

重大なミスをしたのに、謝罪の言葉が軽いと、信頼を失うこともあります。

謝罪の言葉によって、相手からの印象が変わるということを、頭に入れておきましょう。

小さいミスや誤解を生んでしまったことに対するお詫びなど、改まって謝罪をするほどの大きなミスではなくても、お詫びの気持ちを表現したいときがあります。

軽い謝罪に使うフレーズには、以下のものが挙げられます。

・申し訳ありません

・お許しください

・失礼いたしました

・反省しております

・お詫び申し上げます

「すみません」を「すいません」と記載してしまうことがありますが、稚拙な印象を与えるだけでなく、失礼にあたる可能性があるため注意しましょう。

また、「ごめんなさい」は口語表現で、くだけた表現に感じられてしまうので、ビジネスでは使わないほうがいいでしょう。

軽い謝罪よりも少し丁寧な表現で謝罪したい場合、以下に挙げている、中程度の謝罪に使うフレーズを使いましょう。

・大変失礼いたしました

・ご迷惑をお掛けいたしました

・お詫びの言葉もございません

・申し訳ございませんでした

相手に不快感を与えないようにするために、自分がどんなことで相手に迷惑をかけてしまったのかを明確にして謝りましょう。

問題点を明確に記載して、謝罪のフレーズを使うようにしましょう。

重大なトラブルを起こしてしまったときは、自分にすべての非があって、相手に一切の責任がない場合に、重大な謝罪に使うフレーズを使います。

・猛省しております

・謹んでお詫び申し上げます

・心より謝罪いたします

・弁解のしようもございません

問題の大きさや会社によりお詫びメールの必要性は変わってきますが、お詫びメールの文例として見てみましょう。

件名：納品遅延のお詫び

本文：
株式会社◯◯
山田様

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の佐藤でございます。

先ほどお問い合わせいただきました製品につきまして、納品が遅れており、大変ご迷惑をおかけしております。

本来であれば○月○日にお届けすべきところ、当方の手違いによりこのような事態になってしまいました。

深くお詫び申し上げます。

早急に手配を行いまして、本日の11時までに弊社へ納品される予定でございます。

商品が到着し次第、貴社へ直接お届けいたしますが、よろしいでしょうか。

今後、このようなことが起こらないよう、管理体制を見直し、チェックを徹底していく所存でございます。

何卒ご容赦くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

件名：弊社従業員の不手際に対するお詫び

本文：
株式会社◯◯
伊藤様

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の鈴木でございます。

平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

この度は、弊社従業員の対応において不手際がございましたこと、謹んでお詫び申し上げます。

私どもの監督不行き届きによって、伊藤様にご不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございません。

当人に厳しく注意・改善を指導しましたところ、このようなことは二度と繰り返さないと深く反省しております。

今回のことを教訓に、これまで以上に従業員教育を徹底し、再発防止に向けて、誠心誠意努力をして参る所存でございます。

至らぬ点が多々あるかと存じますが、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

メールにて大変恐縮ではございますが、取り急ぎお詫び申し上げます。

ビジネスにおいて、ミスが発生してしまったり、相手に嫌な思いをさせてしまうことは、起こりうることです。

そのことによって、取引先に不利益をもたらすこともありますので、謝罪をして、誠意をもって対応する必要があります。

お詫びメールを送る場合、件名で謝罪の意思を伝えたり、文面で問題が発生した経緯や対応策を説明したりして、誠意が伝わる内容にすることが重要です。