ワークフローシステムとは？導入するメリットや導入手順などについて解説
2025.12.19
業務の効率化をするために、ワークフローシステムを導入する企業が増えています。
今回は、ワークフローシステムを導入するメリットや導入手順などについて解説します。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、社内での申請や承認の流れをデジタル化して、自動的に処理できるようにするシステムのことです。
紙やメールでやり取りをすると、申請書の記入ミスや承認の滞留が起こることがあり、業務効率が低下してしまいます。
ですが、ワークフローシステムを導入すると、申請内容をフォーム化することによって、入力ミスを減らして、承認ルートへ自動で回付できるので、従業員の作業の負担を軽減できます。
経費精算、稟議、勤怠などの申請が多い部署では、ワークフローシステムによって、業務量を平準化できます。
ワークフローシステムを導入するメリット
ワークフローシステムを導入するメリットを挙げてみましょう。
作業工数を削減できる
ワークフローシステムを導入すると、申請書の作成と提出がスムーズできるため、作業工数を削減できます。
例えば、ワークフローシステムに、申請書の書式を用意しておくと、簡単に入力や修正ができます。
また、書式ごとに申請・承認・決裁の経路を設定しておくと、間違えずに申請でき、申請の工数を削減できます。
業務を標準化できる
ワークフローシステムを導入すると、業務の流れを一元管理できるため、業務がどこで停滞しているのかが把握できます。
また、業務プロセスが統一されるため、従業員ごとの対応のばらつきを防ぐことができ、標準化が進みます。
コストを削減できる
紙による申請や承認業務をすると、コピー代や保管費がかかります。
ですが、ワークフローシステムを導入すると、こういったコストを削減し、書類の検索や管理が楽になります。
また、ペーパーレス化が進むことで、環境への配慮にもつながります。
申請や承認のスピードが上がる
紙やメールによる申請や承認業務では、従業員が不在だったり、書類の確認が遅れたら、業務が停滞してしまいます。
ですが、ワークフローシステムを導入すると、申請や承認をシステムでリアルタイムに処理できるため、業務の停滞を防ぐことができます。
内部統制を強化できる
申請や承認業務の最適な流れを決めて、設定したルールにしたがって業務を実施すると、内部統制を強化にできます。
内部統制とは、企業が適正で健全な事業活動を継続できるように、全従業員が守るべき企業のルールや制度のことです。
ワークフローシステムでは、社内ルールによって決められた承認ルートで自動申請されるため、申請者や承認者などが明確になり、ルール外のワークフローで進められたり、申請から承認における不正を防ぐことができます。
テレワーク環境に対応できる
ワークフローシステムを導入すれば、テレワークを実施していても、いつでも申請や承認ができるため、業務効率が向上します。
テレワークでもスムーズに業務を行うことができるため、オフィスへの出社が不要な働き方を実現できます。
ワークフローシステムの導入手順
ワークフローシステムの導入手順について見ていきましょう。
ワークフローシステム導入の目的を明確にする
自社に合ったシステムを導入するために、ワークフローシステムを導入する目的を明確にしましょう。
例えば、印刷関連のコスト削減や迅速な決裁の実現などが挙げられます。
現状の業務や課題を洗い出す
現在の業務に、どのような課題があるのかを明確にしましょう。
コスト削減などの抽象的な目的ではなく、課題をどうやって解決したいのかを検討することが重要です。
ワークフローシステムを選ぶ
課題を解決できる機能を搭載したワークフローシステムを選びましょう。
システムの機能、導入後のランニングコスト、セキュリティの充実度、サポートの手厚さなどを考慮し、費用対効果のある製品を選ぶことが大切です。
ワークフローシステムを設定する
ワークフローシステムを導入したら、申請画面や承認フローの作成、申請や閲覧に関する従業員の権限を設定しましょう。
権限設定をすることで、情報漏洩などのリスクを軽減できます。
ワークフローシステムを選定する際のポイント
ワークフローシステムを選定する際のポイントには、どのようなものがあるのか、見ていきましょう。
自社の業務にあっているか
自社の申請や承認手続きにあった機能が備わっているかを精査する必要があります。
多機能のシステムであっても、使わない機能がたくさんついていると、無駄なコストを支払うことになってしまいます。
業務改善に必要な機能を洗い出して、コストを抑えましょう。
操作しやすいか
システムが使いにくいと、導入しても逆に負担が増えて、活用されません。
そうならないようにするために、どの従業員でも操作できるシステムかどうかを確認しましょう。
既存のシステムと連携できるか
既存のシステムと連携ができるかを確認しましょう。
というのも、連携によって手作業の入力ミスを防ぎ、業務を効率的に進めることができるからです。
まとめ
ワークフローシステムは、申請や承認の流れをシステム上で行うことです。
費用や機能が異なるため、自社のワークフローにあったシステムを導入しましょう。
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