マニュアルの作り方とは？マニュアルのメリットや作成のコツなどをご紹介
2025.06.29
業務品質の維持や向上を図るために、マニュアルは、重要な役割を果たしています。
マニュアルを活用するには、読み手が理解しやすいマニュアルにする必要がありますが、それにはどうしたらいいのでしょうか。
今回は、マニュアルのメリットや作成のコツなどをなどについてご紹介します。
マニュアルとは
マニュアルとは、業務に関するノウハウやルール、業務の進行方向をまとめた文書のことです。
マニュアルに、業務の要点を記載すると、どの従業員が作業をしても、一定の品質が保てます。
全従業員が同じレベルで業務を遂行できるようになると、業務の属人化を防ぐこともできます。
手順書との違い
マニュアルは、業務手順、規則、経営方針や理念などが網羅的に記載されています。
一方、手順書は、ある作業の具体的なやり方を表したもののことです。
手順書には、細かい作業手順や注意事項などがまとめられており、どの従業員がやっても、同じ効果が得られます。
マニュアルを作成する目的
マニュアルを作成する目的とは何でしょうか。
以下で挙げてみましょう。
業務の標準化
マニュアルを作成して業務を標準化し、マニュアル通りに業務が遂行できると、業務経験があまりない従業員でもスムーズに業務をこなせます。
また、業務を標準化できると、繁忙期には人員を調整して、効率的にリソースを配分できます。
業務効率の向上
マニュアルがあると、業務内容が明確になるので、業務を効率的に進められます。
業務品質の向上
マニュアルにしたがって業務をすると、どの従業員が対応し、一定の品質を担保できます。
従業員の経験やスキルによって品質がバラバラになることを防止でき、安定して業務を進められます。
マニュアル作成のメリット
マニュアルを作成すると、さまざまなメリットがありますが、どのようなメリットがあるのかを以下で見ていきましょう。
コストを削減できる
マニュアルを作成すると、コストを削減できます。
マニュアルがあると、知識や業務の流れが身につくので、新人教育の手間や費用を減らすことができます。
また、紙のマニュアルをPDFなどのデジタル化すると、印刷の手間を省くことができます。
業務が効率化され属人化を防止できる
マニュアルを作成すると、業務の効率化や属人化の防止につながります。
マニュアルによって、業務の進め方や判断基準などが明確になるため、どの従業員が担当しても、一定の品質を保って、作業を進められるからです。
特定業務の作業手順や流れを担当者だけしか把握できていないと、担当者が不在の時に作業が止まってしまいます。
そのため、属人化を防ぐために、マニュアルを作成して担当者以外の従業員に周知しておく必要があります。
安定した品質で作業できる
マニュアルを作成すると、従業員を問わず、作業の進め方を把握できるため、安定した品質で作業ができます。
また、マニュアルを確認しながら業務を進めると、作業の漏れや抜けを防ぐこともできます。
マニュアル作成をする際に気をつけること
マニュアルを作成する際に、以下のことに気をつけましょう。
内容を明確にする
まずは、業務内容や目的を明確にしましょう。
マニュアルは、従業員全員に共通のものを作るだけでなく、部課や職種によって、違うマニュアルが必要なこともあります。
そのため、職場で強く求められるものを十分に考えて、業務内容や流れなどを記述しましょう。
読み手のことを考えた文体にする
読み手のことを考えた文体にすることも重要です。
例えば、「である」調は、読み手に高圧的な印象を与えやすため、「です・ます」調の丁寧な文体で記述するといいでしょう。
図解を入れる
マニュアルを理解しやすくするために、図解を入れるといいでしょう。
例えば、グラフや表などで数字を表すだけでなく、業務の流れや手順をフローチャートで表現するといった具合です。
文章が複雑になりそうな場合は、イラスト・画像・動画を活用するのもおすすめです。
また、強調したい文章を赤字で表示するなど、カラーを使うことも、メリハリがついて効果的です。
業務内容に合わせて更新する
完璧なマニュアルを作ろうとするのではなく、業務内容に合わせて更新することが重要です。
というのも、業務をとりまく環境は、常に変化しているため、マニュアルを運用するうちに、マニュアルの内容と実際の業務との間で乖離が生じることがあるからです。
フィードバックをもらって修正したり、手順などを最新の方法に更新したり、アップデートを続けるようにするといいでしょう。
5W1Hを意識する
マニュアルを作成する時には、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識しましょう。
内容が具体的なほど、どの従業員でも理解できるからです。
適したツールを使う
マニュアル作成に適したツールを選びましょう。
Word、Excel、PowerPointは、マニュアルを作成する際に、よく使用されます。
テンプレートを使う
テンプレートを活用すると、ゼロからマニュアルを作成するよりも時間と手間をかけずに、マニュアルを作成できます。
また、プロに作られたテンプレートは、デザイン性や活用のしやすさが追及されているので、見やすく活用しやすいマニュアルが作成できるメリットもあります。
有料・無料のテンプレートがあるため、予算に合わせて活用するといいでしょう。
スムーズにマニュアル作成するためのポイント
マニュアルは、以下の手順にしたがって作成すると効率的です。
作成のスケジュールを決める
↓
マニュアルの内容を検討する
↓
情報の収集や整理をする
↓
テーマや構成を決める
↓
マニュアルを完成させる
↓
マニュアルを運用する
まとめ
マニュアルを作成する際には、業務を明確にして、誰にでも分かる言葉を使って、修正と改善を繰り返すことが重要です。
誰もがスムーズに理解できるマニュアルを作成して、業務効率化や業務品質向上、コスト削減などの実現を目指しましょう。
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