会社に遅刻連絡をする方法とそのポイントについて解説

コラム

2023.06.21

体調不良、寝坊、交通機関の遅延、緊急事態など、さまざまな理由で、会社を遅刻することがあります。

そのような場合、すぐに会社に連絡をしなければいけませんが、遅刻をした時の連絡のマナーが分かっていると、慌てずにすぐに対応することができます。

あらかじめ遅刻をしたときの「電話の文言やメールの書き方」をビジネスマナーのポータブルスキルとして身につけておくと、いざというときに慌てません。

今回は、会社に遅刻連絡をするときの手段や連絡のポイントについて解説します。

会社に遅刻するときの連絡手段とは？

遅刻することになってしまい、会社に連絡する場合、どんな手段で連絡するのがいいのでしょうか。

会社で連絡手段が決まっている場合、それに従いますが、状況によっては、その連絡手段が使えないこともあるでしょう。

では、どんな連絡手段があるのか見てみましょう。

電話で会社に遅刻連絡をする

電話で会社に遅刻連絡をする人は、非常に多いです。

電話で連絡をすると、詳細な状況を伝えることができたり、上司はどうしたらいいのかについて、すぐに指示を出せます。

相手にすぐに返答してほしい時や緊急性が高い場合は、電話で連絡するのがいいでしょう。

ですが、電話は、相手の時間を使ったり、記録に残らないというデメリットがあります。

また、交通機関の問題で遅刻する場合、電車内で電話をするのは、マナー違反になります。

このような時は、遅刻連絡手段が電話と決まっていても、「電車に乗っているため、メールで連絡させていただきます」と言ってメールで連絡をするか、電車を降りてホームで電話をした方がいいでしょう。

メールで会社に遅刻連絡をする

メールで、遅刻連絡をする場合、連絡のやりとりが記録に残るため、仕事の引き継ぎがしやすくなります。

ですが、メールが気づかれないというデメリットがあります。

また、メールの冒頭に、挨拶文を入れる必要があったりと、送信するまでに時間がかかってしまうことがあります。

メールで遅刻連絡をする場合は、件名に「遅刻」と入れて、件名を見ただけで内容が分かるようにしなければいけないでしょう。

SNSで会社に遅刻連絡をする

SNSには、既読機能がついているものを使うと、遅刻連絡を確認したかどうかが分かるのがメリットです。

ですが、一般のSNSは、セキュリティ対策が不十分であることが多いため、業務情報を送信することは情報漏洩のリスクになることがあるため、やめた方がいいでしょう。

遅刻連絡で伝える内容とは？

会社に遅刻連絡をする場合、どんなことを会社に連絡するといいのでしょうか。

伝える内容について、以下で見てみましょう。

1．到着時間

どのくらい遅れるのかを会社に伝えましょう。

どれだけ遅刻するかによって、部署のフォローのしかたが変わってくるからです。

2．遅刻の理由

なぜ遅刻をすることになってしまったのか、その理由を会社に伝えましょう。

交通機関の問題によって、遅刻する場合、遅延証明書を必ずもらっておきましょう。

3.　現在地

今どこにいるのか、現在地も連絡しましょう。

現在地を連絡すれば、出社時間が読みやすいのと、状況によっては、出社しないで、取引先に直行するように指示されることもあるでしょう。

4.引き継ぎ

会議や商談がある場合、上司や同僚に引き継ぎを依頼する必要があります。

遅刻連絡をする時のポイントとは？

遅刻をしてしまった時に重要な点は、業務への支障を最小限に抑えることです。

では、会社に遅刻連絡をする時のポイントについて見てみましょう。

速やかに連絡する

遅刻することになってしまったら、すぐに会社に連絡をしなければいけません。

始業時間直前や勤務時間中に遅刻連絡をしたら、引き継ぎがうまくできないため、業務が滞ってしまう可能性があります。

遅くとも、始業時間の10分前には遅刻の連絡をするようにしたほうがいいでしょう。

簡潔に伝える

遅刻連絡するときは、簡潔に伝えましょう。

業務の引き継ぎについて考えなければいけないため、長々と遅刻について説明したり、謝罪すると、業務への支障が大きくなってしまうからです。

連絡先を伝える

遅刻連絡をした後に、上司が引き継ぎについて連絡をすることがあるため、連絡先を伝えておきましょう。

遅刻連絡をメールでする際の例文

遅刻連絡をメールでする際の例文を以下に書きます。

参考にしてみてください。

電車の遅延

件名：電車遅延のため遅れます

本文：おはようございます。

通勤途中ですが、〇〇線で電車の事故が起きてしまい、復旧のめどがたっていません。

乗り換えをして、別ルートで出社します。

〇〇時頃に到着予定です。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

体調不良

件名：遅刻

本文：おはようございます。

昨夜から腹痛があります。

病院で診察を受けてから、出社いたします。

出社時間は、〇〇時頃の予定です。

ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

まとめ

遅刻するときは、業務への支障を最小限に抑えることを考えなければいけません。

そのためには、速やかに遅刻連絡をして、他の従業員に引き継ぎをしてもらう必要があります。

きちんと遅刻連絡をして、簡潔に状況や理由の説明ができれば、遅刻してもカバーできるでしょう。

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