仕事の引き継ぎでストレスを感じないためのポイント

コラム

2023.06.01

人事異動や退職にともなう仕事の引き継ぎは、業務を継続していくために必要な作業です。

ですが、うまくいかずイライラしたりストレスを感じてしまい、引き継ぎが思うようにいかずに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。

仕事の引き継ぎをストレスを感じながらしていると、コミュニケーションに影響が出てしまい、前任者と後任者の双方に負担がかかってしまいます。

今回は、ストレスを感じないためにはどのようにすればいいのかについてご紹介します。

仕事の引き継ぎのストレスによる影響とは？

仕事の引き継ぎにストレスを抱えていると、仕事の引き継ぎがうまくされないだけでなく、他の従業員が、前任者に任せていた仕事を後任者に任せられないという事態が起きてしまうことがあります。

前任者が適切に引き継ぎをしてくれなかったのが悪いと後任者が言っても何の解決にもなりませんし、後任者は、引き継ぎをきちんとしなかった責任があります。

また、後任者が強いストレスを感じて、離職してしまうケースも考えられます。

仕事の引き継ぎでストレス感じてしまうと、適切な引き継ぎがされない可能性が高く、前任者と後任者だけの問題だけでなく、業務に関わる他の従業員に大きな影響を与えてしまいます。

前任者は仕事の引き継ぎでイライラしやすくなる

前任者によって、仕事の引き継ぎがされますが、後任者が仕事をしている姿勢にストレスを感じることがあります。

後任者は、前任者が、仕事の引き継ぎのどのようなことで、ストレスになってしまうのかを理解する必要があります。

メモを取らない

引き継ぎの際に、後任者がメモを取ってないと、仕事を覚える気がないのかもしれないと、前任者は不安を感じてしまいます。

メモをとらなくても覚えられるのであれば、メモを取る必要はありませんが、時間が経つと、記憶が曖昧になっていることがあります。

重要事項は、メモを取る必要があるでしょう。

また、メモは、時折、こまめに見返すことも必要です。

何度も同じことを聞く

伝えたり教えたことを何度も聞くことは、前任者の仕事の手を止めるだけでなく、仕事を教えるモチベーションの低下にもつながってしまいます。

2度や3度くらいは同じことを聞いても、仕事がまだ完全に覚えられていないということで、許容範囲かもしれませんが、それ以上聞かないようにしないために、メモを取って、仕事を覚えようとする姿勢は大事です。

マニュアル（資料）を読まない

多くの手間と時間をかけて、スムーズに引き継ぎができるようにするために、前任者は、マニュアル（資料）を作成します。

にもかかわらず、後任者がマニュアルを読まないと、前任者にとって非常にストレスになります。

後任者は、業務の合間に、マニュアルを読んで、マニュアルを役立てる姿勢を意識するといいでしょう。

話を聞いているかどうかがわからない

引き継ぎをしている時に、後任者に不明点はないかどうか聞いたときに何も質問が返ってこないと、前任者は、後任者が話を聞いているのかどうか、そして、理解できているのかどうか、不安になります。

後任者は、返事やあいづちを忘れないようにして、わからない場合は、質問したり、再説明をお願いして、話を聞いていることが前任者に伝わるようにしましょう。

後任者は仕事の引き継ぎがストレスになりやすい

仕事の引き継ぎを受ける立場の後任者が、前任者の態度や、やり方にストレスを感じることがあります。

前任者は、引き継ぎがスムーズにいくようにするために、後任者の心理を理解しておくといいでしょう。

口頭説明がない

後任者は、業務経験がないため、わかりやすいマニュアルを手渡されても、すぐに理解できないことがあります。

前任者がマニュアルを読めば理解できるだろうという認識で、口頭説明がまったくないと、質問をしにくく、後任者はストレスを感じてしまいます。

できるだけ引き継ぎの時間を作って、作業をしながら口頭説明もするようにしましょう。

メモを読み返す時間がない

引き継ぎの時間を長く取ることは難しいため、口頭説明や作業に時間がかかって、後任者がメモを読み返す時間がないことがあります。

後任者が、教えられたこと整理して、内容を理解する時間は大切です。

後任者のペースを考えながら、メモを読み返す余裕が持てるように引き継ぎをしましょう。

仕事に対する不安を言えない

前任者とコミュニケーションがうまく取れていないと、引き継ぎについて不明点があっても、前任者に言いにくい状態になってしまっています。

後任者が、不安を抱え込んでしまうと、業務について理解できないため、雑談などのコミュニケーションを取り入れながら、打ち明けやすい関係を築けるように意識するといいでしょう。

仕事の引き継ぎでストレスが出ないようにするためのポイント

前任者と後任者が、ストレスを感じないで引き継ぎができるポイントについて解説します。

その日にする業務をまとめる

1日にどんな作業をするのかをリストアップして、まとめておきましょう。

後任者がすべきことが明確になり、作業漏れを防ぐためのチェックリストとしても有効です。

マニュアルを作る

マニュアルは、引き継ぎをするのに不可欠です。

後任者の不在で、他の従業員が対応する必要が出た時に、役立ちます。

引き継ぎが決まったら、通常業務をしながら、気づいた細かい作業を書き記しておくと、マニュアルの作成がしやすくなります。

引き継ぎには時間がかかる

引き継ぎの時間が長いと、それだけ後任者の理解度が高まります。

完ぺきなマニュアルを作成しても、限られた短時間で全業務内容を理解することは難しいです。

上司が引き継ぎには時間がかかることを理解し、過度なプレッシャーを与えないことは、前任者と後任者が十分な引き継ぎをするのに大切なことです。

まとめ

引き継ぎがスムーズにいかないと、前任者と後任者の双方がストレスを感じ、前任者の離職後に、後任者と働く同僚にも負担がかかります。

スムーズな引き継ぎをするには、前任者と後任者が双方の気持ちを理解し、余裕を持って引き継ぎ作業をするのがいいでしょう。

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